La semaine de travail bouclée, il vous faut déjà penser au lundi d’après, la planification des tâches que vous devez faire reste un casse-tête pour beaucoup d’employés.

Vous arrivez au travail un lundi matin, impatient de commencer le rapport que vous avez à faire, mais à 10h15, vous avez déjà perdu près de 30 minutes de votre temps à aider un collègue et à faire un appel pour votre patronne. Soudain, les deux heures que vous comptiez consacrer à votre rapport sont déjà passées et, au lieu d’atteindre vos objectifs, vous avez seulement fait ce que les autres vous disaient de faire.

« Les employés sont constamment réactifs tout au long de leur journée de travail », explique Tracey Gritz, experte en productivité et propriétaire de The Effecient Office. « Ils se laissent diriger par leur journée au lieu d’être proactifs avec leur travail ». Par conséquent, bon nombre d’entre nous essayons d’intégrer le plus gros de notre travail dans les temps libres en début et fin de journée, mais Gritz dit qu’il faut « essayer d’intégrer une planification de notre travail durant toute la journée afin de produire réellement des résultats ».

Afin de reprendre votre semaine de travail en main, Gritz vous recommande de passer 30 minutes tous les vendredis afin de suivre ce processus de quatre étapes.

Passez en revue votre semaine.

« Tous les vendredis après-midi, faites le point sur la semaine que vous venez de passer afin de vous assurer que rien n’a été oublié. Cherchez les tâches que vous n’auriez pas effectuées, vos réunions annulées ou des appels téléphoniques que vous deviez passer », dit Gritz. « Reportez tout ce que vous n’avez pas terminé à une nouvelle date dans la semaine à venir ». Cependant, prévient Tracey Gritz « si vous reportez quelque chose plus de trois semaines d’affilées, supprimez-le ou donnez-le à un collègue ».

Passez en revue vos objectifs et vos projets, ajoutez-les ensuite à votre calendrier.

Revoyez vos objectifs chaque semaine. « Vous ne pouvez pas planifier votre semaine sans savoir quels sont vos objectifs. Décidez de ce que vous devez accomplir la semaine suivante afin d’atteindre ces objectifs et bloquez du temps dans votre calendrier pour effectuer votre travail. Nous planifions des réunions, mais nous ne planifions jamais notre travail », dit Gritz. Par exemple, la mise à jour du site web est un projet et non une tâche qui peut être accomplie en deux heures. Répartissez les projets en tâches plus précises telles que « réécrire la page d’accueil » ou « trouver de nouvelles photos et illustrations », puis ensuite casez ces tâches dans un laps de temps précis.

Préparez votre prochaine semaine.

Au lieu de rester assis à votre prochaine réunion en espérant que personne ne remarque que vous avez oublié de vous y préparer, Tracey Gritz vous recommande de prendre connaissance de vos réunions et vos rendez-vous de la semaine suivante afin de bloquer un temps précis pour pouvoir s’y préparer, en lisant des rapports par exemple, en examinant des dossiers ou des documents. Vous pourriez même envisager de bloquer quelques minutes après chaque réunion afin d’avoir le temps d’inscrire les deadlines de vos travaux sur votre calendrier.

Relire votre liste de travaux à effectuer.

La plupart des employés réviseront d’abord leur « to-do list », mais Gritz recommande d’effectuer cette action en dernier car il faut d’abord revoir vous objectifs et projets pour vous assurer que vous travaillez sur vos tâches les plus importantes. Avant d’ajouter du travail supplémentaire à votre calendrier, assurez-vous qu’elles vous aideront à accomplir vos travaux importants correspondant à vos objectifs.

Veillez à ne pas surcharger votre emploi du temps. Gritz recommande également de laisser au moins 30% de votre agenda libre pour des réunions, des travaux inattendus et surtout pour réfléchir.

Au début, ce seront les 30 minutes les plus difficiles de votre semaine, prévient Tracey Gritz, car vous devrez décider de sur quoi vous allez travailler. A la fin, vous devriez être en mesure de faire cette planification en cinq à dix minutes quand vous aurez pris l’habitude.