Comme toute entreprise, le freelance doit gérer sa trésorerie avec beaucoup de soin. La tâche peut être difficile : entre la gestion des missions, l’administratif, le démarchage … la semaine d’un freelance est rapidement remplie. Pourtant, accumuler les impayés peut mettre en péril son activité et surtout peut provoquer énormément de frustration, voire décourager définitivement un freelance qui préférera retourner au salariat. Voici donc quelques astuces qui vous permettront de pérenniser votre activité en évitant au maximum les impayés.

 


Soyez clair dès le début

Beaucoup de problèmes de facturation peuvent arriver à cause d’une mauvaise communication. Même s’il n’est pas toujours simple de parler d’argent, vous devez être clair dès le départ sur les échéances du projet et donc du règlement.

  • Y a t-il un acompte à verser ?
  • Quand la facture sera t-elle émise ?
  • A qui allez-vous envoyer la facture ?
  • Le client doit-il régler la totalité de la facture avant le début de la mission ou à l’exécution de cette dernière ?
  • Pour les missions longue durée, établissez des dates de paiement, par exemple le 5 de chaque mois.

Tout doit être clair. Ensuite, chacun part avec les mêmes données et il ne peut plus y avoir de quiproquo. En cas de doute, n’hésitez pas solliciter un nouvel échange sur ce sujet avec votre client.

Personnellement, aujourd’hui, sauf si j’ai un excellent feeling avec mon prospect, je demande le règlement de la facture avant le début du travail. Ainsi, je travaille toujours sereinement. J’ai finalement peu de clients que cela dérange. 

J’ai pu louper quelques missions, mais peut-être aurais-je dû gérer des impayés ensuite. En expliquant simplement pourquoi j’agis de cette manière, les clients comprennent. 

Personnellement, je ne peux pas me donner à 100% pour un client si je ressens trop de pression.

 

Poser les choses légalement

Il n’est pas rare qu’une mission s’exécute sans qu’un contrat ait été édité et signé par les deux parties. Néanmoins, une facture conforme suffit souvent à établir des bases saines. Sur vos factures doivent se trouver plusieurs mentions liées à la facturation :

  • Le délai de paiement ;
  • Les pénalités de retard.

Sauf mention contraire, le délai le délai de règlement d’une facture est fixé au 30ème jour suivant la date d’exécution de la prestation. Je vous suggère donc d’inscrire sur vos factures la mention “Paiement à 30 jours”. Ainsi, votre client saura qu’il devra vous payer dans les 30 jours suivant la réception de votre facture.

Concernant les pénalités de retard, elles se composent d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement légale fixé à 40€ ainsi que d’un taux d’intérêt. Ce dernier doit être au minimum de 2,58% du montant TTC de la facture.

Tout cela peut sembler compliqué.

 

Comment calculer les pénalités de retard ?

Montant de la facture x le taux de majoration x (Le nombre des jours écoulé à partir de la date de facture/365) + 40 euros. Pour une mission facturée 2400€ TTC, un taux d’intérêt de 3% et un retard de 60 jours, cela donnerait donc :
Cela donnerait par exemple : 2400 x 0,03 x (60/365) + 40 = 51.84€.
Ce n’est pas très dissuasif, mais c’est à vous de fixer les taux d’intérêts. Le tout étant de ne pas mettre le couteau sous la gorge de vos clients non plus.

 

Des relances par email

Pas toujours simple d’appeler son client pour lui parler de la facture impayée depuis deux mois. Rien de tel alors que des relances par email. De nombreux outils de facturation permettent de relancer semi-automatiquement ses clients par email en rappelant le montant de la facture. 

Je peux personnellement vous parler de Freebe, un outil de facturation dédié aux freelances, qui permet de paramétrer ses email de relance. Ensuite, en un clic l’email peut être envoyé :

relance email facture impayée freelance

L’intérêt étant que le client aura vraiment l’impression de recevoir un email automatique. Il ne se sentira donc pas agressé. Il vous appellera sûrement. Vous pourrez faire semblant de ne pas être au courant de cet email et lui rappeler gentiment qu’en effet, la facture est impayée et que votre logiciel de facturation l’a relancé automatiquement. 

N’hésitez pas à “rire” des potentiels frais de recouvrement qui pourraient s’appliquer, en insistant sur le fait qu’il serait bon de régulariser la situation rapidement.

 

Les plateformes de Freelance qui protègent leurs freelances

Certains freelances les adorent, d’autres les détestent, toujours étant que certaines plateformes font tout pour protéger leurs freelances des impayés.

Certaines se contentent de la mise en relation. D’autres proposent également de jouer le rôle de tiers de confiance en sécurisant le montant de la mission dans un compte séquestre et de jouer l’arbitre en cas de litige. C’est le cas par exemple de la plateforme Malt.

Néanmoins, en cas de longue mission ou de montant trop important, il persiste un risque : le devis est accepté mais le client n’a pas encore effectué le virement du montant de la mission. Le montant de la mission n’est donc pas sécurisé.

Certaines plateformes vont plus loin pour protéger leurs freelances, c’est le cas de FreelanceRepublik, plateforme spécialisée dans les métiers de la Tech. Guillaume Lepercq, un de ses co-fondateurs, nous explique les garde-fous qu’ils ont mis en place :

Le premier filtre est humain, nous écartons les clients à risque. Malgré les apparences, c’est totalement indépendant de la taille de l’entreprise. Nous nous appuyons en outre sur des outils de scoring permettant de juger de la santé financière de l’entreprise.

Deuxièmement, nous ciblons exclusivement des missions de longue durée, d’un an en moyenne, pour les moyennes et les grandes entreprises ou les start-up capitalisées.

Troisièmement, en cas de retard de paiement, FreelanceRepublik conduit la procédure jusqu’au niveau juridique si nécessaire.

Il s’agit donc de se renseigner sur les procédures mises en place par les plateformes avec lesquelles on souhaite travailler, certaines présentent plus ou moins de garanties.

 

Utiliser un tiers de confiance

C’est une des meilleures solutions, qui rassurera aussi bien le freelance que le client : le tiers de confiance. Le principe est simple, le montant de la mission est versé à un tiers de confiance, qui sécurisera l’argent durant l’exécution de la mission. Une fois terminée, si les deux parties sont d’accord avec le livrable ou la bonne exécution de la prestation, l’argent est reversé au freelance.

Ce type de solution n’évite pas les problème de désaccord de fin de mission, mais il permet d’éviter les impayés pour cause de manque de trésorerie. En effet, certaines entreprises n’hésitent pas à faire travailler des freelances en sachant pertinemment qu’elles n’ont pas les fonds pour les rémunérer. Elles comptent donc sur leur travail pour les payer. 

Il existe par exemple Tripartie, qui s’est spécialisé dans la sécurisation des prestations de service. Les frais Tripartie sont variables mais sont d’environ 3% du montant de la facture. En cas de litige, un arbitre Tripartie étudie la prestation, le livrable puis trouve une solution. 

 

Dernière solution : le recouvrement

Nous voici arrivé au dernier recours pour éviter une facture impayé : le recouvrement. Il existe deux types de recouvrement : le recouvrement amiable, ou le recouvrement judiciaire.

Le recouvrement amiable intervient lorsque les relances n’ont rien donné. Le ton monte : envoi de mise en demeure, recommandé, SMS, appels, … souvent, on sous-traite cette tâche à un créancier qui prendra une commission sur le montant de la facture en cas de succès.

Si cela ne fonctionne toujours pas, le recouvrement judiciaire devient inévitable. Il s’agit ici de constituer un dossier qui sera présenté à un juge. Si ce dernier juge la requête justifiée, il rendra une ordonnance portant injonction de payer. L’entreprise de recouvrement remettra l’ordonnance d’injonction de payer à votre client par huissier de justice. S’il ne paye toujours pas, ses biens pourront être saisis. 

Autant vous dire qu’après ça, votre facture devrait être réglée.

Il existe de nombreuses entreprises de recouvrement, mais toutes ne sont pas adaptées aux freelances.

Rubypayeur a décidé de se positionner sur ce marché. En plus de la gestion du recouvrement, Rubypayeur signale dans son annuaire les mauvais payeurs. N’hésitez donc pas à vérifier que votre potentiel nouveau client ne s’y trouve pas avant de signer avec lui : https://rubypayeur.com/annuaire. Un simple SIREN suffit pour vérifier s’il a déjà connu des problèmes de paiement.

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