Workplace Change : la réinvention collaborative des espaces de travail

 

Open Space et Flex Office ont marqué l’agencement des espaces de travail tertiaires depuis une bonne dizaine d’années. Les bureaux individuels ont été remplacés par des espaces de travail appelés Open Space, des grands espaces décloisonnés. La notion d’espace privé a cédé la place à des postes de travail accessibles à tous avec un ordinateur portable. Les caissons et les consignes personnelles sont devenus les refuges des affaires personnelles.

La crise de la Covid-19, en imposant le travail distanciel, a rendu caduques des lieux dont la peinture était à peine sèche. L’Open Space et Flex Office avaient pour postulat la présence des personnes. L’environnement de travail s’est transformé avec des codes couleurs et des décorations spécifiques pour créer des ambiances créatives et de bien-être. L’espace de travail est devenu plus collaboratif avec l’introduction d’espaces dédiés à l’échange et à l’intelligence collective. A titre d’exemple la Française des Jeux a créé l’AZAP (Accelerated Zone for Accelerated Appropriate Projects) pour les projets et les temps de co-construction avec des animations et une ergonomie adaptée. Dans un article intitulé, Co-Lab : les laboratoires collaboratifs pour incarner le participatif, nous avions décrit avec Kenza Cardot les caractéristiques de ces lieux.

Depuis mars 2020 et la crise de la Covid-19, se pose la question du travail hybride qui combine des temps en présentiel et en distanciel. Des travaux actuels sur l’introduction du mode hybride montrent que le présentiel est nécessaire pour construire un collectif et que ce mode sera privilégié pour des temps de socialisation et de créativité. Dans un article intitulé Days In la nécessaire scénarisation des jours en présentiel, nous avions montré l’attente des collaborateurs pour des temps collectifs de partage lors de leur présence sur site.

De nombreuses entreprises planchent sur les accords télétravail et les organisations hybrides avec l’émergence du modèle 60/40 (2 à 3 jours en présentiel et le reste en distanciel)[1]. Mais qu’en est-il des lieux ? Sont-ils adaptés aux nouveaux fonctionnements hybrides ? Quelques études font état d’une diminution jusqu’à 20 % des surfaces de bureaux[2]. Notre point de vue est que la mise en place du mode hybride ne peut pas se faire sans une réflexion sur les espaces de travail et on voit émerger la notion de Workplace Change comme démarche de transformation des lieux de manière collaborative.

Workplace Change met en avant le fait de penser le lieu de travail en donnant une place plus importante aux espaces collaboratifs qui seront utilisés lors des temps présentiels par les salariés. Le code du travail ne précise pas le nombre de m2 par salarié. La norme NF X35-102 préconise environ 10 m2 par salarié et plus si l’activité est bruyante. On prévoit en général une salle de réunion pour 10 personnes avec 2 à 3 m2 par personne. Les salles de réunion représentent environ 30 % des espaces de travail. Aujourd’hui les lieux collaboratifs représentent moins de 10 % des surfaces. Demain ils devront représenter au moins 50 % des espaces voire les deux tiers. Le modèle 1/3 en Open Space et les 2/3 en espaces collaboratifs serait en adéquation avec le mode hybride. Certains grands noms de Tech américaine s’organisent avec 33 % d’Open Spaces, 33 % de lieux collaboratifs et 33 % de lieux de vie (cafétéria, salle de sport, jardins, etc.)

La démarche Workplace Change se décompose en 5 étapes pour co-construire les nouveaux espaces de travail afin d’impliquer et d’embarquer les collaborateurs pour leur donner envie de revenir au bureau.

 

Open Spaces

Figure N° 1 : Processus Workplace Change 

 

La première étape est celle de la communication du projet. Le projet doit être présenté comme un événement et les actions de communication montrent l’importance et l’avancée du projet avec des illustrations et témoignages en multicanal. La deuxième étape consiste à consulter le plus largement les salariés quant à leurs attentes et besoins afin que cela soit un projet pleinement collaboratif mêmes si toutes les demandes ne seront satisfaites par décision, par allocation des ressources et par contraintes techniques. Cela prend la forme d’une enquête qualitative. La troisième étape consiste à créer des groupes de travail thématiques (mode de travail, gestion du papier, confidentialité, bien être, gestion informatique, sécurité, etc.) dont les travaux serviront les architectes en charge de designer des espaces collaboratifs et les lieux de travail. La quatrième étape consiste à choisir un design de lieux en évaluant les propositions et en ayant des boucles d’amélioration (maximun 3 boucles) avec un comité composé de membres des groupes de travail, d’experts et de sponsors. La cinquième étape vise la préparation, le déménagement et l’installation dans les nouveaux locaux. Ces projets se font sur des durées de 6 à 12 mois environ en parallèle des travaux d’aménagement (durées plus ou moins importantes en fonction de la nature des travaux). Bien souvent, il ne s’agit pas de tout revoir et de faire de gros travaux. Il suffit de designer des lieux de manière légère, de les nommer et de créer la dynamique du collaborative.

L’espace de travail est un levier de changement dans les entreprises. Aussi il convient de le traiter comme un objet de gestion et de l’utiliser comme tel pour embarquer les collaborateurs dans des projets énergisants. Les techniques de gestion du changement sont mobilisées pour accompagner et renforcer l’adhésion des collaborateurs.

 

[1] Autissier D. Peretti J-M., Besseyre des Horts C-H., 2021, Travail et Organisation Hybride, Organiser le travail et manager en mode Présentiel/ Distanciel, Editions MA

[2] http://www.infoburomag.com/en-ile-de-france-20-du-parc-de-bureaux-menaces-par-le-teletravail/

https://www.lesechos.fr/thema/immobilier-tertiaire-impact-covid/le-marche-des-bureaux-se-projettent-dans-lere-de-lapres-covid-1300634

 

Article écrit avec Kenza Cardot, fondatrice de K Design Agency

 

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