Co-Lab : les laboratoires collaboratifs pour incarner le participatif

OPINION // Dans le prolongement des fab-lab (lieux mettant à disposition des ressources technologiques pour produire des prototypes) et des aménagements des locaux des start-up, de nombreuses entreprises ont investi dans des lieux dédiés à la créativité, à l’innovation et aux échanges en cassant les codes de l’aménagement traditionnel des lieux de travail. On parle de lieux disruptifs dans l’aménagement (avec la disparition des tables de réunion pour du mobilier plus cosy, des couleurs autres qu’identitaires, des tableaux blancs pour écrire sans oublier les boîtes à bonbons, le baby-foot et autres objets d’art) et les modes de fonctionnement (tout le monde s’exprime sans contraintes hiérarchiques). Ces lieux dédiés à la créativité et à l’innovation ont un effet waouh au démarrage qui s’estompe si les collaborateurs ne sont pas formés à leur utilisation dans une démarche collaborative.

 

Dépasser le syndrome du baby-foot

Kenza Cardot (K Design Agency) aménage pour de nombreuses entreprises ce type de lieux et, forte de son expérience, met en avant quelques bonnes pratiques pour éviter ce que nous nommons le syndrome baby-foot. Le simple fait de mettre un objet dans un lieu looké ne suffit pas à transformer l’entreprise dans son fonctionnement profond et à répondre aux attentes des collaborateurs en matière de participation. Ce type d’espace trouve tout son sens dans un contexte tel que nous le vivons aujourd’hui, où certains modèles d’organisation essaient de se réinventer en lieux hybrides. Nous avons aujourd’hui expérimenté deux modèles : le 100% présentiel et le 100% distanciel. Ces deux modèles ont chacun montré leurs points forts et leurs limites. Un état des lieux, un an après le démarrage de la crise de la Covid-19, mène les entreprises à revoir leurs modes de fonctionnement internes. Le lieu de travail devient alors un outil pour que les collaborateurs puissent échanger, collaborer en présentiel et avoir à disposition des outils adaptés, agiles, disruptifs, et qui perdurent dans le temps. Quelque-soit le terme utilisé (Corp-Lab, Labs Intrapreneurs, Labs Innovation), l’objectif reste que chaque organisation puisse proposer à ses collaborateurs des espaces dédiés à la collaboration (aménagement des lieux adaptés) et des outils (animation et formation interne) pour créer une dynamique collective.

 

Un Co-Lab : le lieu comme transformation des pratiques

Le château de Versailles a été un chef d’œuvre architectural et un instrument politique au service du roi Soleil. Le familistère de Guise incarnait à l’époque le projet politique de l’entrepreneur Godin. Le lieu et son aménagement ne sont pas neutres sur le fonctionnement d’un collectif dans ce même lieu. Les travaux de Sunstein et Thaler sur les Nudge[1] montrent comment des aménagements ergonomiques et/ou sémantiques peuvent orienter de manière douce certains comportements. La mise en place de lieux dédiés pour l’échange et la créativité constitue un levier de transformation à part entière.
Dans un contexte où le contact humain se fait plus rare, il s’agit de réinventer un environnement de travail dans lequel seront proposés aux collaborateurs des espaces de collaboration polyvalents pour répondre aux besoins de management. Cela peut prendre la forme d’espaces événements pour partager la culture, les valeurs et la stratégie, d’espaces conviviaux pour des échanges informels ou encore des espaces de co-construction pour animer des sessions de Brainstorming et de Design Thinking par exemple.

 

Un Co-Lab : un lieu qui incarne le participatif

Un Colab est un lieu physique au sein de l’entreprise doté d’une architecture, ergonomie et technologies favorisant le mode collaboratif et les échanges pour développer l’intelligence collective, l’innovation et l’ancrage de masse. Un Co-lab est souvent mis en place à l’occasion d’une réflexion globale sur l’aménagement de l’espace de travail avec des programmes d’Open-Space et de Flex-Office. Avec des arguments de désilotage, de transversalité, de meilleures communications mais aussi des impératifs économiques (optimisation des espaces), les entreprises ont engagé des travaux de réaménagement à l’occasion de déménagement. De nombreux travaux et écrits ont montré les limites de certaines démarches mais le constat est qu’aujourd’hui de plus en plus d’organisations créent des environnements de travail avec des zones d’Open-Space, des zones d’isolement avec notamment des cabines et des lieux collaboratifs. La crise de la Covid-19 et l’émergence d’organisations hybrides présentiel/distanciel montrent l’importance à proposer des espaces collaboratifs pour les temps présentiels[2].

 

Un Co-Lab : 5 zones pour permettre le collaboratif

Les Co-Labs sont des zones mobilisées pour des groupes restreints (entre 7 et 20 personnes avec un nombre idéal à 15[3]) en mode projet et/ou management pour accélérer les échanges et la décision. Pour cela il est important d’avoir un minimum de 50 m2 avec des espaces pouvant aller jusqu’à 80/100 m2. La salle doit être localisée de manière à ce qu’elle soit très visible par l’ensemble des salariés dans une logique de curiosité. Il est préconisé de zoner un Co-Lab avec les zones suivantes :

• Une zone centrale d’échanges, ce que l’on appelle l’ilot de centralité qui peut être agencé en mode table ronde ou grands canapés. Il est conseillé d’avoir une zone centrale avec des équipements mobiles pour pouvoir adapter cette zone aux publics et aux types d’échange.
• 4 zones d’affichage et d’écriture. Cela peut être des murs tableaux et/ou des écrans.
• 2 zones de travail afin que les participants puissent travailler en petits groupes avec des ergonomies propices à l’échange.
• Une zone de convivialité que nous appelons l’oasis où les participants peuvent se restaurer et échanger autour d’une machine à café.
• Une zone de pitch. Nous pouvons avoir 3 zones de travail mais nous conseillons aujourd’hui d’avoir une zone de pitch pour que les participants puissent tracer et communiquer le contenu de leur travail au moyen d’un support vidéo.

 

Ces espaces offrent un cadre agréable et confortable pour stimuler l’intelligence collective et créer une dynamique de groupe à travers des échanges qui peuvent se faire avec une multitude d’outils interconnectés et ergonomiques proposés sur place. L’ambiance globale sort du schéma habituel d’une « déco identitaire ». Nous tendons plutôt vers une ambiance mixte, qui allie des codes domestiques, des codes inspirés de l’hôtellerie ou ceux du café de quartier. Les personnes entrant dans cet espace doivent ressentir un bien-être immédiat, où l’on se sent bien et ainsi pouvoir libérer son imagination et accélérer le processus d’innovation et de génération de nouvelles idées. 

La Française Des Jeux a créé un lieu de ce type intitulé l’AZAP (Accelerated Zone Appropriate Project). Pierre-Marie Argouarc’h, Directeur de l’Expérience Collaborateur et de la Transformation de la FDJ[4]mentionne qu’il est important de proposer en plus du lieu physique un dispositif avec des animateurs et des ateliers en réponse aux besoins de l’organisation pour les projets et le management.

 

L’espace physique, l’architecture d’intérieur et des aménagements bien pensés jouent un rôle déterminant dans la bonne utilisation des espaces participatifs. Former des animateurs en interne est important pour bien exploiter l’utilisation des lieux, mais aussi pour les faire perdurer. Ces lieux participatifs permettront de préserver la dynamique collective. Les Co-Labs sont essentiels dans des organisations en mutation, et qui souhaitent réinventer leurs modes de fonctionnement.

 

[1] Sunstein C., Thaler R., Nudge – La Méthode Douce Pour Inspirer La Bonne Décision, Vuibert, 2010

[2] Autissier D., Peretti J-.M., Besseyre des Horts C-H., Travail et Organisation Hybride, Eska, 2021.

[3] Anzieu D., Martin J-Y., La Dynamique des Groupes Restreints, Puf, 2007

[4] Autissier D., Buvat J-C., Guillain J-Y., La Parole Libérée, Eyrolles, 2016

 

Article rédigé avec Kenza Cardot, fondatrice de K Design Agency

 

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