Le management évolue constamment sous la forme de nouvelles méthodologies, d’outils et d’approches complexes pour aider les gestionnaires à obtenir plus avec moins de ressources. Si les projets continuent de jouer un rôle important sur le lieu de travail, les personnes qui s’en occupent ont évolué.


 

Aujourd’hui, les responsables de projet qui n’ont que peu ou pas de formation formelle en gestion de projet assument la responsabilité de la coordination des équipes et du pilotage des initiatives tout en continuant à assumer leurs rôles techniques. La participation de ces personnes à des rôles de direction de projet s’accompagne d’un ensemble unique d’avantages et de défis :

 

– Les avantages : ces gestionnaires sont généralement adeptes de l’exécution et de la collaboration. Ils préfèrent généralement la fluidité aux contraintes rigides de portée, de temps et de budget. Ils sont généralement plus préoccupés par la réalisation du travail que par l’optimisation des processus. Pour eux, l’optimisation et la documentation peuvent être laissées pour un autre jour. Ces managers n’ont pas besoin de plans élaborés, de méthodologies et de rituels encombrants pour gérer leurs projets.

– Les défis : dans le même temps, ces responsables fonctionnels ont du mal à se tenir au courant et à obtenir une vue granulaire de l’avancement des travaux. Ils ratent des occasions de documenter l’apprentissage et de dépasser les frontières organisationnelles. Ils ne parviennent pas non plus à assurer une visibilité globale, et sont souvent dans l’ignorance de la manière dont la technologie peut renforcer leur action.

Comment surmonter ces difficultés ? Voici cinq conseils de management pour orchestrer avec succès la réussite du travail.

 

  1. Concentrez-vous vraiment sur les personnes.

Le problème concerne davantage les personnes que les processus. La gestion moderne du travail exige de l’empathie, du leadership et une approche de la collaboration axée sur les valeurs. Les parties prenantes, les membres de l’équipe, la direction et tous les autres rouages essentiels doivent être sur la même longueur d’onde. Pour ce faire, il est essentiel d’aligner les objectifs de chacun sur ceux du projet en cours.

 

  1. Tirez les leçons de l’expérience.

Le plus grand atout d’un chef de projet traditionnel est l’expérience acquise lors de l’exécution de projets. C’est pourquoi de nombreux penseurs modernes dans ce domaine estiment qu’aucun projet n’échoue jamais vraiment. Les connaissances et les compétences acquises dans le cadre d’un projet apparemment raté garantissent que le projet suivant sera meilleur.

Les personnes qui débutent dans la direction de projet ne bénéficient généralement pas d’une telle expérience car, malheureusement, une grande partie de l’apprentissage et des connaissances acquises dans le cadre de projets antérieurs est souvent cloisonnée ou dissimulée derrière une paperasserie inutile. Cela doit changer et les connaissances doivent être codifiées et rendues facilement accessibles.

 

  1. Abolissez les frontières organisationnelles.

Alors que la plupart des projets sont interfonctionnels et que les membres de l’équipe sont fidèles à leur propre département, tous les dirigeants doivent structurer leurs équipes de manière à ce que l’allégeance se déplace vers l’entreprise en cours. Ce n’est qu’à cette condition que des personnes aux compétences hétérogènes pourront réellement collaborer à la réussite d’un projet particulier.

 

  1. Optez pour la transparence.

Le paysage commercial actuel exige un certain degré d’autonomie et de rapidité de réflexion pour un succès durable. La transparence est essentielle à cet égard. Les managers issus de milieux fonctionnels sont naturellement enclins à garder leurs connaissances pour eux, mais cela doit changer pour parvenir à la clarté.

 

  1. Faites appel à la technologie.

Au fur et à mesure que les managers fonctionnels qui commencent à assumer des responsabilités de projet se sentent à l’aise dans leur rôle, ils commencent à expérimenter les méthodologies établies pour optimiser leurs processus et améliorer les performances de l’équipe. L’une des façons d’y parvenir est de faire appel à la technologie sous la forme de solutions de projet intuitives, flexibles et évolutives qui sont de plus en plus disponibles sur le marché.

Une solution de projet de qualité est une solution qui est simple à utiliser dès le premier jour et qui peut évoluer avec l’équipe de travail. Elle doit être capable de gérer la complexité croissante des exigences tout en réduisant la nécessité pour le chef de projet de suivre constamment l’avancement des travaux.

Prenez le train du changement en marche.

 

La vérité indéniable est que le management a évolué car l’attention s’est progressivement déplacée des triples contraintes traditionnelles. De plus en plus, les efforts – surtout pour les projets internes – ne sont pas dictés par le budget. De même, les champs d’application variables et les délais flexibles deviennent la norme. Aujourd’hui, les capacités individuelles et la collaboration fructueuse au sein de l’équipe sont plus importantes que jamais, et les non-professionnels de la gestion de projet sont au centre de tout cela.

Suresh Sambandam est le PDG de Kissflow, une plateforme de travail numérique unifiée permettant aux organisations de gérer l’ensemble de leur travail.

 

Article traduit de Forbes US – Auteur : Suresh Sambandam

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