Dopez Vos Réunions : 5 Astuces Pour Captiver

Constat édifiant : un cadre passe en moyenne 16 ans de sa vie en réunions, soit 37% de son temps de travail. C’est colossal, tant pour le contributeur qui voit ses journées dévorées que pour les entreprises qui en subissent les coûts. Les réunions alimentent également un curieux paradoxe : sur 340 cadres interrogés, 98% estiment qu’elles sont nécessaires et les 3/4 considèrent aussi y perdre leur temps. Plus inquiétant encore,  la réunionite est une maladie qui gagne et continue de frapper lourdement ces mêmes  entreprises. 

Qui peut se targuer de ne s’être jamais assoupi en réunions ? Vous êtes pardonné,  tant ces réunions sont longues, peu ciblées,  souvent inutiles, et disons-le, d’une efficacité souvent inversement proportionnelle à leur durée. 

Une étude d’Opinionway donne un  coup de projecteur sur les réunions et leur impact. Elle nous révèle que  52% des personnes sondées pensent ces réunions productives, 18% des salariés déplorent l’absence d’ordre du jour » ou « d’objectif clairement défini » tandis que 26% ne voient pas l’intérêt de leur présence. Lors de ces réunions, 44% des salariés se ruent sur leurs smartphones ou ordinateurs, 57% consultent leurs mails, 40% en profitent pour travailler leurs dossiers, et 22% pour faire  des recherches sur Internet. Bonne nouvelle, 46% assurent y prendre des notes. Et dernier constat : « seule 1 réunion sur 4 aboutit à une prise de décision ». 

Ainsi la réunion serait à la vie professionnelle ce que le diner en ville est à la vie sociale, un incontournable, et un « must ». On y va à reculons, mais on y va quand même en sachant pertinemment qu’il y a de grandes chances pour que l’ on s’y emmerde copieusement. Manquer  une réunion n’est pas d’usage en France. Il est impensable de s’y soustraire sous peine de passer pour un dilettante. « Se montrer à tout prix » tel est le leitmotiv qui habite chacun, afin de pouvoir dire « J’en étais » ou « J’y étais. »

Alors comment transformer vos réunions en moments privilégiés qui soient de vrais moments de partage, de collaboration et de créativité, des moments que nous ne voudrions rater sous aucun prétexte ? Comment faire pour que ces consultations soient des lieux où les liens se créent, où les décisions se prennent et où chacun soit captivé par ce qu’il s’y passe ? Comment les rendre plus attractives et surtout plus efficientes ?

Je vous propose de doper et réenchanter vos réunions  en 5 coups de baguette magique ! 

• Passez du mode « Grand Manitou » au mode « Accélérateur de particules »

A compter d’aujourd’hui décentrez-vous, vous n’êtes plus le point de mire, ni le grand fakir. En acceptant de troquer votre position haute contre une position basse, vous vous transformerez en facilitateur ayant pour but d’améliorer le fonctionnement du groupe. La mission n’est plus la même, vous n’êtes plus détenteur du pouvoir induit par votre fonction et par votre savoir, votre statut est un oripeau qui vous plombe plus qu’il ne vous aide. Vous agissez comme un révélateur qui déploie toute son énergie à orchestrer les esprits, les âmes, les sensibilités et les intelligences. Il n’y a plus un sachant et des apprenants, mais une assemblée de co-auteurs visant  une co-construction pour répondre à des objectifs communs. Le co encourage l’émergence de la créativité et rend plus que jamais le travail en solo indigent.

Alors changez de posture !

• Déployez les sortilèges du visuel 

Des études réalisées par la Wharton School of Business ont démontré que les aides visuelles réduisent de 24% le temps des réunions et que 67% des participants trouvent les présentations convaincantes (contre 50% sans support visuel). En faisant rentrer les images dans vos salles de réunions, en alliant la parole et le raisonnement à l’écriture et aux dessins, vous vous donnerez le moyen de muscler  les deux hémisphères cérébraux de vos interlocuteurs et de stimuler plus encore leur acuité attentionnelle. Les outils à votre disposition, que  sont les cartes mentales ou les radiateurs d’informations (affichage mural ou « big visible chart ») si chers aux agilistes, permettront de doper le cerveau de vos co-équipiers, les gauches, comme les droits. Effet garanti sur les somnolents qui vous écouteront davantage parce qu’ils visualiseront ce que vous dites. Quand les consultations se multiplient, les paroles s’envolent et les actions tardent, avec les images vous leur donnerez l’occasion de réfléchir deux fois. Vous minimiserez l’emploi du powerpoint pour éviter à vos auditeurs le cauchemar des slides et ressusciterez le paperboard pour scander vos propos.

Alors affichez, placardez, faites parler et vivre les  murs !

• Devenez un accoucheur d’idées et un traducteur simultané de pensées insensées

La meilleure des options pour enrichir vos livrables passe par la collecte à 360°des informations et des remarques. Un vivier d’idées, d’avis, d’objections à structurer et à organiser pour qu’émergent les solutions réclamées par vos clients. Votre rôle sera de faire retrouver une âme d’enfant à vos équipes,  de les encourager à ce laisser aller qui déclenche la pensée « out of the box ». Vous vous attacherez à donner à chacun un rôle de co-créateur,  à le persuader qu’il n’est pas une bille de la pensée latérale ou divergente et à lui révéler ses talents créatifs. Vous favoriserez et induirez les interactions et vous briserez la glace en déployant sans retenue votre palette d’ice breakers les plus décoiffants. Vous ne pourrez que constater la puissance  émergente du groupe à l’oeuvre, alliant recherche analytique et projection intuitive. Pratiquez le CQFD (C comme critiques exclues, Q comme quantité d’idées, F comme farfelues et D comme démultiplication) à tout prix pour que la confiance s’installe et que chacun se lâche sans crainte.

Alors faites vous  le traducteur et le metteur en scène de cette matière intellectuelle si précieuse !

• Endossez la posture du Facilitateur graphique 

Enfourchez feutres et post-its multicolores.  Vous vous formerez à la facilitation graphique et découvrirez la  puissance du « design thinking »  ou du sketchnoting (prise de notes sous forme de croquis mais pas en temps réel) et deviendrez le scribe chargé de schématiser le fil des interventions et discussions  pour une retranscription imagée en temps réel ou pas.   Fini le mode linéaire, les to-do-list, le début, le continuum et la fin, à vous ces nouveaux vecteurs circulaires qui illustrent le vrai tempo des échanges : les réparties, les interpellations mais aussi les développements, les oppositions, les boucles rétro-actives sans oublier les digressions et les critiques qui fusent. La « capture visuelle » via le « scribing » vous permet de transposer une pensée ou des pensées en traduction graphique  et simultanée.

Vous qui avez toujours rêvé de dessiner, il vous suffira de maîtriser quelques fondamentaux et de vous exercer. Jouez de la reformulation graphique est un acte beaucoup plus explicite qu’une litanie logorrhéique.  Le mot se mue comme par magie en dessin : retour au monde des hiéroglyphes et à la mystique des symboles. Vos auditeurs hésitant à boire vos paroles, pimperont des prunelles votre mise en images et vos illustrations en live d’une pensée rare ou prolixe, globale ou détaillée, lumineuse ou fumeuse. Ce sera à vous de rivaliser d’ingéniosité pour vous faire le porte-image de ce que vous entendez, car une image vaut mieux qu’un long discours. Vous pourrez dessiner ou faire dessiner le chemin à prendre en utilisant une métaphore, en notant la cible à atteindre, les écueils et les risques à éviter, les étapes à surmonter, le tout sur un mode illustré. Vous utiliserez ces très belles frises et serez plus explicites dans vos démonstrations.

Alors  lancez-vous, retrouvez votre âme d’enfant et transformez-vous en grapheur !

• Modélisez l’arbre à palabres 

Réinventer des façons de travailler et de communiquer, c’est aussi s’inspirer de méthodes ancestrales africaines.  Bien sûr il vous manquera le baobab ou le manguier mais vous vous imprégnerez de l’état d’esprit de la palabre qui facilite la parole et la concertation en privilégiant le besoin d’appartenance, l’ harmonie, la solidarité, une certaine communion… Vous attacherez également une importance capitale aux lieux de vos ralliements. A vous de les rendre accueillants, rassurants, chaleureux, pour que chacun s’y sente bien et que le verbe s’y fasse chaire.

Alors palabrez sans modération !