Depuis le début de la pandémie, de plus en plus de personnes travaillent à distance. Davantage d’échanges se font donc de manière virtuelle. Lorsque votre destinataire ne reçoit pas votre e-mail ou ne donne pas de suite, cela peut entraver votre progression. C’est donc à vous d’attirer l’attention des gens. Voici 5 conseils pour vous aider à vous démarquer par mail et ainsi obtenir une réponse.

 


  1. Identifier l’heure à laquelle votre destinataire consulte sa boîte mail

Prêtez attention à l’heure à laquelle votre destinataire vous contacte généralement. Cela peut vous donner une bonne idée du moment où celui-ci est en ligne et consulte sa boîte mail. Si la personne vit à l’autre bout du monde, pensez à programmer l’envoi de votre courrier électronique de manière à ce qu’il apparaisse dans sa boîte de réception durant ses horaires de travail.

  1. Un sujet spécifique et un contenu court

Pour que votre courrier électronique attire l’attention du destinataire, il doit avoir un objet concis. Plus il y a de mots, plus il est difficile de digérer les informations. Et si l’objet est trop général, le destinataire peut penser qu’il s’agit d’un mail de groupe ou d’un spam. En d’autres termes, la personnalisation d’un courrier électronique par un contenu unique et son envoi à un individu (par opposition à un groupe) peut donner au destinataire un sentiment de spécificité et le rendre plus enclin à répondre et à agir.

C’est le cas, par exemple, si vous envisagez une évolution de carrière et souhaitez apporter une valeur ajoutée à une organisation particulière. Rédigez une phrase qui explique pourquoi vous êtes intéressé et évitez de réécrire votre CV dans le corps du mail. Trop d’informations peuvent être accablantes pour le destinataire et donner à l’expéditeur l’air désespéré.

  1. Mettre en évidence un point commun

Identifier un point commun avec le destinataire est particulièrement utile lorsque vous ne le connaissez pas. En d’autres termes, un point commun peut rapidement établir un lien émotionnel avec l’autre personne. Si vous apprenez par le biais de son profil LinkedIn que vous avez tous deux fréquenté la même université, mentionnez-le. Utilisez les points communs pour attirer l’attention des gens et faire appel à leurs émotions.

  1. Formuler une demande spécifique

Indiquez que vous apprécieriez qu’il vous fasse part d’un retour sur le document à une date précise, par exemple. Un autre exemple est de poser une question spécifique comme : « Pourriez-vous partager les données sur les préférences des consommateurs pour l’automne 2020 ? » Si vous envisagez votre prochaine évolution de carrière et que vous souhaitez étendre votre réseau, demandez à votre correspondant s’il serait disposé à vous mettre en relation avec une personne dont vous savez qu’elle fait partie de son réseau.

Les demandes ou déclarations générales n’incitent pas les gens à agir. En partie parce que le langage général n’est pas clair. Ne donnez pas au destinataire la possibilité de vous demander quelles sont les informations dont vous avez besoin de sa part. Soyez précis.

  1. Assurer un suivi par d’autres moyens de communication

Une autre façon d’inciter la personne à prêter attention à votre mail est de lui envoyer un SMS. Certaines personnes vous demanderont de leur envoyer un texto pour les avertir qu’elles doivent lire votre mail. Profitez de cette invitation. Vous n’êtes pas autoritaire. La personne vous indique la meilleure façon de communiquer et de travailler avec elle.

Il peut être difficile de progresser si vous avez du mal à communiquer avec les autres. Il existe des moyens d’attirer l’attention des gens et de les inciter à agir. Reconnaissez quand d’autres personnes sont en ligne, soyez précis et bref, partagez quelque chose que vous avez en commun, soyez clair et faites un suivi en utilisant d’autres modes de communication.

Article traduit de Forbes US – Auteure : Avery blank


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