Julie Desk est un assistant virtuel dont la mission est de simplifier la vie de bureau en se chargeant des prises de rendez-vous. Lancée en 2013 par trois anciens de Polytechnique, la start-up Julie Desk veut s’imposer dans les entreprises pour faire gagner du temps aux collaborateurs.

Une première prise de contact par messagerie électronique. Et puis, au deuxième échange, une certaine Julie entre dans la boucle, introduite par l’un des deux interlocuteurs : « Je vous propose que Julie en copie essaie de nous organiser un rendez-vous au bureau à partir du 4 janvier. » Julie, c’est Julie Desk, un assistant virtuel qui va tout organiser. Elle propose trois créneaux : « quel horaire vous conviendrait le mieux ? », demande l’intelligence artificielle, personnifiée une fois de plus sous un prénom féminin. En six courts échanges, en comptant les messages envoyés par les deux interlocuteurs, le rendez-vous est calé. Principaux clients, les entreprises.

Pourtant, tout a commencé avec une application de loisirs, permettant d’organiser des sorties entre amis. Julien Hobeika, Guillaume Michiels et Nicolas Marlier se rencontrent sur les bancs de Polytechnique et intègrent Le Camping (aujourd’hui NUMA) dès leur sortie d’école, en 2013. « Nous avons développé cette appli pendant un an, avec une certaine traction (250 000 téléchargements), mais nous ne voyions pas l’avenir », raconte Julien Hobeika. En juin 2014, les trois jeunes entrepreneurs pivotent. « Nous décidons d’aller en frontal avec Doodle, mais en full mobile », ajoute-t-il. Dès le 1er mois, 50 000 téléchargements et de l’usage. Le petit groupe se rend rapidement compte que les utilisateurs passent beaucoup de temps à organiser leurs rendez-vous.

Comprendre le métier d’assistant

« C’est soudain devenu évident qu’il fallait tout faire à leur place ! » Fin 2014, ils demandent à quelques premiers utilisateurs d’envoyer des messages pour leur prise de rendez-vous. « Au début, nous organisions tout manuellement, en faisant les trois huit », précise Julien Hobeika. Une méthode artisanale qui leur permet de comprendre ce qu’est le travail d’un assistant, l’idée étant ensuite de standardiser et d’automatiser de plus en plus les messages. « Nous utilisons encore de l’humain pour vérifier les informations car une majorité des personnes qui utilisent Julie ne sont pas clients », précise l’entrepreneur. En effet, ils sont mis en relation avec l’assistant par un client, mais n’ont pas besoin de l’être pour recevoir un courriel.

Deux contradictions doivent être gérées par la jeune pousse : « pour la gestion des rendez-vous, les humains font peur pour des questions de confidentialité, à l’inverse, l’intelligence artificielle fait peur pour des questions de fiabilité. » La solution est toute trouvée, Julie Desk se présente comme une intelligence artificielle supervisée par de l’humain. Ce que sont toutes les intelligences artificielles.

Aucun droit à l’erreur

« Nous ne pouvons pas nous limiter à 95% de fiabilité », indique Julien Hobeika. « Nous ne faisons pas du big data, donc nous ne pouvons pas nous permettre de nous tromper. » Une erreur, c’est un rendez-vous important qui peut être manqué. Le rôle du superviseur qui contrôle la qualité des échanges effectués par l’AI et informe les algorithmes de ce qui fonctionne ou non est donc central.

Et des rendez-vous importants, Julie Desk en gère au quotidien avec près de 300 clients, de la très petite entreprise au Cac40, en passant par le cabinet de conseil. Avec des besoins variés. « Certains clients n’ont que deux rendez-vous par semaine, quand d’autres entreprises prendront par Julie une vingtaine de rendez-vous par mois et par personne. »    

L’erreur peut être liée à l’interprétation de ce qu’il y a ou non dans le message, précise l’entrepreneur. « Julie comprend tout, mais elle n’est pas dans notre tête : parfois les informations sont cachées à l’intérieur d’un message. » Pas dans la tête, ni dans ce qui n’est pas inscrit à l’agenda. Si la période des vacances n’est pas notée, Julie verra une plage horaire disponible pour de nouveaux rendez-vous. Le robot a horreur du vide.