Brian Rowley, le vice-président du marketing de Panasonic, a été invité à assister à une réunion importante. Il a réorganisé son emploi du temps pour pouvoir y assister. Lors de la réunion, l’ordre du jour était vague et un temps précieux a été consacré à discuter de l’objet de l’appel. Le groupe réuni s’est rapidement rendu compte qu’il ne disposait pas des informations de base nécessaires pour mener une discussion approfondie. Il a fallu reprogrammer une nouvelle réunion avec un travail à préparer à l’avance.

 

Lors de réunions, il est commun de se dire : « Une autre réunion qui aurait pu être un e-mail ». Nous avons tous vécu ces moments où le temps s’éternise et où rien de productif ne se produit avec des personnes qui ont pourtant beaucoup de travail et peu de temps pour le faire. Tout ce que nous avons entendu collectivement pendant la dernière heure, ce sont des mises à jour. Avec la fatigue de Zoom qui va crescendo et le temps qui est une ressource précieuse, chaque minute de réunion doit être exploitée et efficace. Il est temps de réimaginer l’organisation des réunions. 

On a beaucoup parlé de la nécessité pour l’hôte de la réunion de se préparer, mais qu’en est-il de tous les autres ? Que doivent faire les autres personnes réunies dans la salle réelle ou virtuelle pour que la réunion soit réellement utile ? Comment pouvez-vous profiter de cette occasion pour vous démarquer de la norme ?

La première chose à comprendre est que les réunions sont censées être un moment de discussion, et non pas une occasion de ressasser de vieilles idées ou de lâcher une bombe annonçant une nouvelle initiative. Par conséquent, pour que les réunions soient efficaces, les participants doivent être préparés.

 

Envoyez les informations à l’avance

Pour commencer, lorsque vous programmez une réunion sur le calendrier de chacun, pensez à ajouter des notes, des informations de fond et à joindre tout document nécessaire. Ensuite, munis de ces informations – et peut-être d’un premier courriel d’introduction – les participants doivent prévoir du temps sur leur calendrier pour examiner le contenu partagé, le comprendre, y réfléchir et formuler des questions ou des contributions.

Si vous lisez le contenu et pensez pouvoir apporter une valeur ajoutée, contactez la personne qui organise la réunion et expliquez comment vous pourriez être utile. Vous pouvez peut-être proposer de faire appel à votre réseau, d’obtenir des données ou des ressources qui pourraient être utiles à votre travail.

 

Les leaders n’ont pas toujours besoin de diriger

Il n’est pas nécessaire que la personne la plus haut placée dirige la réunion. Les experts en la matière devraient plutôt guider la partie de la réunion qui s’appuie le mieux sur leur expertise. Dans le domaine de la formation des adultes, nous appelons cela le « leadership situationnel ».

 

Utilisez le chat

Sur n’importe quelle réunion zoom, vous pouvez utiliser la fonction chat. C’est un excellent moyen d’approfondir un sujet, d’entrer en contact avec quelqu’un qui a dit quelque chose d’intéressant, d’ajouter un commentaire, d’appuyer celui d’une autre personne ou de résumer des points clés. En outre, si un point a été survolé, vous pouvez le faire resurgir dans le chat.

 

Résumez ce que vous avez entendu

Toute personne présente dans la salle peut s’assurer que tout le monde entend et comprend la même chose. Vous pouvez résumer la discussion en déclarant : « J’entends par là… », «Les prochaines étapes devraient être… », etc.  

Avec les changements qui semblent s’opérer du jour au lendemain dans notre nouvelle façon de travailler, le manque d’organisation et de planification est plus apparent. « Beaucoup d’entre nous sont surbookés parce que nous nous sentons obligés de planifier des réunions formelles pour remplacer les rencontres plus rapides que nous aurions dans un bureau physique. Avec autant d’appels sur le calendrier, nous devions mettre davantage l’accent sur la productivité et la communication et repenser notre approche des réunions », partage Brian Rowley.

Concentrez-vous sur les réunions essentielles, n’incluez que les personnes essentielles dans la discussion et supprimez les réunions inutiles. Donnez aux gens le temps de mener à bien les actions décidées lors de la réunion qui est cruciale pour faire passer l’initiative à la phase suivante.

Brian Rowley et son équipe chez Panasonic ont accordé une grande importance à la réorganisation des réunions. Il a d’ailleurs déclaré : « Malgré les difficultés, les avantages de repenser les réunions en valaient la peine. Nous sommes désormais plus efficaces, plus productifs et moins susceptibles de nous épuiser en tant qu’équipe. »

 

Article traduit de Forbes US – Auteur : Dr. Ruth Gotian

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