Steelcase, spécialiste du mobilier de bureau et de l’aménagement d’espaces de travail, s’est penchée sur le futur de nos environnements de travail. Ces derniers devront être adaptés aux nouveaux impératifs sanitaires. 

A quoi va ressembler le monde d’après… Dans nos open-spaces ? Alors que proximité – voie promiscuité – était de mise dans les bureaux des entreprises, la crise du Covid-19 rebat les cartes de l’aménagement des espaces de travail. “Le retour au travail sera semblable à la reprise de l’économie : il s’effectuera progressivement et constituera une source d’inquiétude pour les entreprises comme pour les employés. Il est impossible de savoir précisément ce qui nous attend”, explique-t-on du côté de Steelcase, entreprise spécialisée dans le mobilier de bureau et l’aménagement d’espaces de travail. C’est pour cela d’ailleurs que la société a mis au point un guide “afin d’analyser et de cerner les conséquences futures de cette épidémie sur le travail, les employés et les espaces.” Entretien avec Nathalie Rigaut, consultante chez Steelacase.


Forbes France : En quoi la crise du Covid tend-elle à nous pencher sur une réorganisation de nos espaces de travail ? 
 
Nathalie Rigaut : Tout d’abord cette crise renforce le fait que les espaces de travail ne se résument pas au bureau. Cette tendance vers une multiplicité d’environnements de travail : le bureau, chez soi ainsi que des espaces intermédiaires tels que le coworking, était déjà en cours avant la crise du Covid19, qui a accéléré cette hybridation du travail.
Les bureaux ont été d’abord conçus pour stimuler la créativité, l’innovation, la rapidité et l’agilité. Maintenant, ils doivent aussi prendre en compte les risques de propagation des maladies. La crise sanitaire et le recours massif au télétravail pendant le confinement et après, amènent effectivement à repenser l’organisation du travail et, concomitamment, celle des espaces de travail. Il y a un avant et un après Covid19.
 
La nécessité de la protection sanitaire est-elle le seul enjeu à prendre en compte pour cette réorganisation ? 
 
La protection sanitaire n’est pas le seul défi à prendre en compte : elle est l’objectif à court terme. Dans l’immédiat, post confinement, la priorité des entreprises est de mettre en place les protocoles sanitaires. Il faut adapter les espaces de travail existants conformément aux directives des gouvernements et des autorités sanitaires notamment en matière de distanciation sociale et de nettoyage. Il s’agit d’accueillir en sûreté les collaborateurs, aussi peu nombreux soient-ils à revenir au bureau eu égard la prédominance toujours en vigueur du télétravail. Ces mesures sont essentielles pour les collaborateurs qui réintègrent les bureaux progressivement, et ceux qui ont toujours eu besoin de se déplacer sur site (services courrier, accès à des équipements et logiciels spécifiques, maker labs etc). 
 
Dans un second temps, un autre enjeu va être de réinventer les espaces de travail de demain. La question qui va se poser est celle de donner envie aux individus de retourner au bureau, car il est envisageable que ces derniers soient peu enclins à se déplacer pour être dans un bureau fermé seuls, ou dans une salle de réunion avec un masque et éloignés à deux mètres des autres participants. Dans ces conditions, il va falloir rendre les espaces de travail plus que jamais attrayants et sécurisants. Comprendre ce que veulent les employés au bureau va amener à redéfinir l’expérience au bureau et à valoriser aussi son rôle : favoriser la créativité et la sérendipité, stimuler l’intelligence collective … 
 
La crise du Covid n’a-t-elle pas mis en lumière les limites de l’open-space, espace ouvert et caractérisé par une forte promiscuité ? 
 
Les limites de l’open space très denses et uniformes étaient déjà très prégnantes avant la crise sanitaire. La crise a mis encore plus en lumière les travers des aménagements de ces open space qui nuisaient hier à la concentration et à l’intimité et, aujourd’hui, à l’impératif de distanciation sociale aussi.  Ce modèle d’open space a posé et pose encore problème. 
 
Beaucoup d’individus ont vécu avec la crise sanitaire une longue période forcée et brutale de travail de la maison. S’ils ont pu constaté des avantages, notamment le gain sur les temps de transport,  ils ont perçu aussi ses limites : problème d’ergonomie, manque d’interactions sociales, perte du sentiment d’appartenance à un groupe, à une équipe et, potentiellement, un désengagement à plus long terme. L’enchaînement de réunions virtuelles et le mode de travail très planifié ont mis en exergue l’importance des échanges informels entre collègues, source d’idées et de créativité, facilités par le lieu du bureau. Le lien social source de confiance ainsi que la sérendipité et la collaboration impromptue enrichissent en effet le travail créatif et accélèrent l’innovation.
 
En ce sens, l’open space, à condition qu’il offre une variété d’espaces et de postures différentes, a ses vertus et pourra démontrer sa valeur ajoutée par rapport au travail à la maison à savoir : faciliter la collaboration, le travail agile et casser les silos. Il faut néanmoins l’adapter aux réalités sanitaires et en faire une vraie destination que les collaborateurs auront envie de rejoindre pour retrouver l’intelligence et l’énergie du collectif tout en ayant un sentiment de sécurité.
 
Alors que le télétravail semble tendre à se généraliser, est-ce aussi le rôle des entreprises d’aider leurs collaborateurs à bien s’installer chez eux ? 
 
Le télétravail était, avant la crise du Covid19, davantage un choix personnel de confort. Il devient à présent une composante à laquelle les entreprises vont avoir recours, car cette crise a montré que cela est possible. Il est fort à parier que ce mode de travail s’institutionnalise. L’entreprise aura alors intérêt à se pencher sur les conditions de bien-être des collaborateurs chez eux et les aider à avoir des espaces ergonomiques qui ont cruellement manqué à beaucoup pendant le confinement.
 
Concrètement, quels équipements peuvent permettre une meilleure organisation des environnements de travail post-covid au moins à court terme?
 
À court terme, pour assurer la sécurité dans les bureaux, il faut espacer, réduire la densité, créer des barrières de protection les plus transparentes possibles, mettre en place des protocoles de signalétique, de circulation et de nettoyage. Il faut aussi changer le positionnement et la géométrie des postes de travail pour qu’il y ait, par exemple, moins de face à face entre les collaborateurs et repositionner les postes de travail en vue de garantir les distances de sécurité, entre autres.
 
 A long terme, à quoi va ressembler l’open space de demain ? 
 
L’open space de demain sera un espace de socialisation et de collaboration pour les collaborateurs. D’abord, il devra être sécurisant, inspirant et accueillant. Cela peut se traduire par exemple par  la biophilie pour apporter bien-être et sérénité, par de nombreuses possibilités de vidéoconférence pour des échanges à distance avec des équipes du monde entier ou des collègues en télétravail, par des matériaux confortables, esthétiques et facilement nettoyables. Selon notre guide Steelcase : « le bureau post Covid », l’espace devra également être hautement flexible avec du mobilier facilement déplaçable pour reconfigurer rapidement les espaces et ainsi s’adapter à un contexte mouvant, pour anticiper d’éventuelles tensions sanitaires ou économiques. Le nouvel espace de travail sera résilient. 

Présenté comme une des grandes innovations de la disposition des espaces de travail, le Flex Office est il toujours d’actualité ? 

 
Le « Flex Office », concept assimilé au fait de partager des postes de travail non attribués, semble toujours d’actualité pour la raison même que les collaborateurs se répartiront davantage entre plusieurs lieux de travail : la maison, des espaces intermédiaires et le bureau… Leur attribuer un bureau définitif ne devrait donc pas être la règle pour bon nombre d’entreprises. 
En revanche, les collaborateurs pourront choisir un poste de travail pour un certain temps, au cours d’une journée ou de leur semaine par exemple, en fonction de leurs activités et de celles de leurs équipes. Cela implique une responsabilité des individus qui devront adopter de nouveaux comportements civiques en termes de nettoyage de bureau, à l’arrivée et au départ. Le « Flex Office » semble être toujours une solution pour répondre aux nouvelles attentes de collaborateurs qui sont plus mobiles, tout en offrant une efficacité immobilière aux entreprises. 
 
 

Se préparer pour l’inconnu – les grands axes d’aménagement des espaces 

Afin de préparer au mieux le retour au bureau, les entreprises vont devoir faire des choix réfléchis et responsables. La santé
et le bien-être des employés figurent en tête des priorités, selon Steelcase : les individus doivent être et se sentir en sécurité.

1) Espaces et solutions de travail : vers une «  Haute Flexibilité » 
 
Ce qui va prévaloir dans les entreprises  : la rotation des équipes, le mix bureau / télétravail, une future croissance économique espérée ou bien une prochaine épidémie redoutée, quoiqu’il advienne dans les temps prochains, le maître-mot sera la flexibilité et l’adaptabilité des espaces de travail. 
 
2)  L’essor du « sans contact » : au bureau aussi 
 
Des solutions pour la santé et la sécurité des collaborateurs qui s’appuient sur les recherches scientifiques et technologiques seront développées. Par exemple: commandes vocales ou gestuelles pour régler un bureau ou ouvrir des portes …
 
3) R&D de nouveaux matériaux : antimicrobiens …
 
Des recherches pour développer des nouveaux matériaux sont en cours : surfaces antimicrobiennes, tissus lavables, surfaces résistantes (durabilité) aux protocoles de nettoyage, etc. 
 
4) Télétravail : les bons outils chez soi aussi
 
Accompagner les collaborateurs avec des conseils, des bonnes pratiques, mais aussi des outils pour mieux travailler chez soi devient clé.
 
5)  Le concept de «  propinquité » : plus nécessaire que jamais
 
L’un des principaux facteurs de cohésion au sein d’un groupe est le sens de la propinquité, qui correspond à notre tendance naturelle à développer des liens interpersonnels étroits avec les individus ou les objets qui nous sont les plus proches.  Il faudra pouvoir maintenir une proximité entre les collaborateurs, car ce concept montre l’aspect essentiel de rester en lien avec ses pairs et, en ces temps ou la pratique de télétravail prédomine, des visioconférences y compris pour échanger entre collègues sur le modèle de la pause café par exemple, est important.
 
6) Vers une ère des capteurs : avec des garanties 
 
Des capteurs d’utilisation des espaces de travail (liés uniquement aux espaces et non aux individus) vont permettre de fournir à l’entreprise des informations sur les taux d’occupation des espaces, et ainsi d’améliorer leur gestion et la fréquence des opérations de nettoyage et désinfection de ceux-ci par exemple.

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