La Data Au Service De La Maîtrise Des Dépenses

Place à l’Entreprise Intelligente et à sa suite technologique : IA, machine learning… De plus en plus de tâches et process chronophages et sans valeur ajoutée sont ainsi automatisés, avec comme objectif de recentrer les collaborateurs sur leur métier et de préserver leur motivation. Dans cette course à l’optimisation, l’un des enjeux majeurs est de parvenir à contrôler efficacement les dépenses. Par Sébastien Delannoy.

 

L’avènement de l’entreprise intelligente

Aujourd’hui, 1 PME sur 2 accorde de l’importance à la technologie. Un pourcentage qui grimpe à 66 % dans les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire). Ainsi apparaît la notion d’Entreprise Intelligente, qui se traduit par l’implémentation de solutions d’IA et de machine learning offrant une plus grande flexibilité. L’objectif est toujours le même : délivrer la meilleure expérience possible aux clients comme aux collaborateurs, simplifier, automatiser et trouver des vecteurs d’innovation. Cette vision est aujourd’hui soutenue par des suites logicielles interconnectées dont les données qui en découlent sont analysées avec de plus en plus de précision et de détails..

Le Spend Management ou contrôle des dépenses, apparaît comme un chaînon décisif, puisque c’est lui qui va mettre l’entreprise en capacité de mesurer la performance de son activité et le ROI de ses investissements. Mais pour bien faire, les entreprises doivent tout d’abord avoir confiance dans leurs données…

 

Maîtriser sa dépense pour mieux se transformer

La mise en place d’une politique de Spend Management va permettre à l’entreprise de relever 3 défis. Le premier consiste à gérer et à manager chaque source de dépenses, en capturant la donnée d’où qu’elle provienne (SIRH, notes de frais, fournisseurs…). Dans le domaine du Travel & Expense (T&E), il s’agit par exemple d’être certain d’appliquer la politique de voyage ou de remboursement de l’entreprise chaque fois qu’une ligne de dépense est enregistrée, et ce, quelle que soit sa source : une gageure !

Le deuxième défi qui accompagne le Spend Management est celui de donner à l’entreprise la possibilité d’analyser chaque catégorie de dépenses, alors même qu’elles peuvent être très diverses.

Enfin, il doit offrir à l’entreprise une vision globale et unifiée de toutes ses données et agréger l’intégralité des dépenses sur une même plate-forme.

 

Capturer et consolider la donnée de dépense

Cette notion de plate-forme est fondamentale. La capture de l’information sur toutes les sources dans et en dehors de l’entreprise devient la clé. Le besoin de connectivité et d’interopérabilité est prégnant. Ainsi, une plate-forme de Spend Management doit être capable d’agréger des sources de données internes comme externes et de les consolider. C’est ainsi que l’entreprise obtiendra une vue globale de la donnée, en y intégrant notamment de plus en plus vite de nouveaux entrants (Startup innovantes…), qui apportent avec eux de nouveaux cas d’usages et de l’innovation..

Qui imaginait, il y a 10 ans, des directions des achats référençant des compagnies de VTC par le biais d’appel d’Offres ad-hoc ?. Cette notion d’écosystème élargi, la technologie doit le favoriser. C’est un objectif ambitieux, mais impératif pour l’entreprise de demain.

 

De l’aide à la décision à l’anticipation

Ces dernières années, le temps de structuration et d’analyse pour faire un choix stratégique a été divisé par 10. En offrant à l’entreprise une vue globale sur l’intégralité de ses dépenses, le Spend Management va faciliter la prise de meilleures décisions dans des délais beaucoup plus courts. Un Directeur Administratif et Financier, par exemple, va dès lors apparaître non plus comme le garde-fou de la dépense, mais comme un facilitateur de business en interne. La direction des achats, de son côté, pourra démontrer, grâce aux outils qu’elle pilote, qu’elle sait désormais faire plus avec moins, envoyer le bon collaborateur au bon endroit, avec le bon niveau de sécurité et un budget de déplacement optimisé.

Aujourd’hui, le Spend Management accompagne et facilite l’aide au choix des grandes directions de l’entreprise, en renforçant le contrôle sur leurs dépenses. Mais demain, l’entreprise passera dans l’ère du prédictif : en ayant agrégé les données finement et en les ayant analysé, le système pourra prédire/anticiper les dépenses, les déplacements et ainsi permettre un pilotage financier en amont.

 

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Par Sébastien Delannoy, Director Business Development SAP Concur France