Cinq conseils pour éviter que les technologies de surveillance nuisent à votre culture d’entreprise

Si l’entreprise pour laquelle vous travaillez n’utilise pas encore de technologies de surveillance pour suivre votre activité, elle le fera probablement bientôt. Cependant, la surveillance peut éroder la confiance et endommager des cultures d’entreprise déjà fragiles.

Quels que soient les défis, de nombreuses organisations se tournent vers la technologie de suivi pour mesurer la productivité, en particulier avec un nombre croissant d’employés travaillant à domicile. Cette tendance est de plus en plus fréquente pour tous les types de travailleurs, même ceux pour lesquels le suivi peut sembler difficile. La popularité des technologies de surveillance, la réduction du travail en physique et la pression exercée sur les résultats des entreprises semblent avoir créé une tempête parfaite pour que le suivi devienne la nouvelle norme.

Les conséquences de ces capacités et systèmes (intentionnelles ou non) sont importantes, et la croissance de la technologie de détection aura des répercussions considérables sur les normes et systèmes sociaux. La collecte de données n’est pas négative en soi, tout dépend du degré de transparence des entreprises dans la collecte des informations et des choix qu’elles font quant à l’utilisation des données.

Une surveillance exacerbée

De nombreuses formes de surveillance sont courantes, qu’il s’agisse de suivre les courriels, les appels téléphoniques ou les frappes au clavier, ou de compter le nombre de badges reçus au bureau. La reconnaissance faciale et les enregistrements audio et vidéo deviennent monnaie courante. Les employeurs affirment avoir besoin de ces systèmes de suivi pour surveiller la productivité, mais aussi pour garantir le respect des politiques ou la protection des données sensibles. Ils utilisent également ces données pour prendre des décisions commerciales ou améliorer les processus.

Selon une étude de Top10VPN, la demande mondiale de logiciels de surveillance des employés a augmenté de 78 % en janvier 2022, ce qui représente la plus forte augmentation depuis des années. Une recherche menée par Gartner a montré que dans les trois prochaines années, 70 % des grandes entreprises utiliseront un logiciel de suivi. Un autre rapport estime que huit sur dix des plus grandes entreprises privées l’utilisent aujourd’hui.

Néanmoins, les travailleurs résistent, selon une étude de Morning Consult, qui a révélé qu’environ la moitié des travailleurs du secteur technologique quitteraient leur emploi ou éviteraient d’en accepter un nouveau s’ils savaient qu’ils sont suivis. D’autres recherches menées par Gartner ont révélé que 10 % des employés tentent de tromper les systèmes de suivi afin de modifier leurs données ou de les compromettre.

Les problèmes de la surveillance

La surveillance pose de nombreux problèmes, mais il se peut aussi qu’elle fasse partie du quotidien à l’avenir et que les gens doivent s’y habituer. Dans un monde où vos données sont partout, où des appareils écoutent vos paroles, où des caméras surveillent votre visage et où des systèmes GPS connaissent vos déplacements, le suivi organisationnel omniprésent est peut-être inévitable.

Cependant, comme pour beaucoup de choses, la question n’est pas de savoir quoi, mais comment. Si les entreprises doivent recourir à la surveillance ou au contrôle des employés, il existe des moyens de les rendre moins dommageables pour la culture d’entreprise et de conserver la confiance tout au long du processus.

Être ouvert

Dans tous les types de relations, que ce soit avec des personnes ou avec des organisations, la confiance repose sur la transparence. Par conséquent, si une organisation utilise un logiciel de suivi, il est sage d’en informer les employés. Ces derniers peuvent ne pas vouloir être suivis, mais lorsque cette surveillance se fait à leur insu, cela peut éroder (encore plus) la confiance.

Les entreprises peuvent trouver un équilibre entre les besoins de sécurité et de confidentialité en expliquant aux employés pourquoi elles collectent des informations et en étant aussi transparentes que possible. La confiance et une culture positive sont également renforcées en offrant plus de choix et de contrôle, notamment en offrant aux employés la possibilité de refuser la collecte de données lorsque cela est possible. Faites savoir aux employés quelles sont les activités suivies, et informez-les du moment où ils font l’objet d’une surveillance et des conditions dans lesquelles ils le sont.

Si le suivi est effectué dans le but d’aider les employés ou d’améliorer les processus, être ouvert à ce sujet ne devrait pas poser de problème. Cependant, si le suivi est effectué dans le cadre d’une stratégie dans le but d’attraper les employés qui se comportent mal ou de les punir, les relations avec les employés et la culture en paieront le prix fort.

Être réaliste

Les entreprises sont également bien avisées de reconnaître les limites des systèmes de suivi. Ils peuvent être capables de compter les frappes au clavier, mais pas de contrôler dans quelle mesure un employé a un bon esprit d’équipe, ou comment un travailleur contribue à la crédibilité de l’entreprise en fournissant un service client exceptionnel. La productivité est une petite image, tandis que la performance (qui comprend toutes sortes de compétences moins quantifiables) est la grande image.

Les systèmes de surveillance ne sont pas aussi efficaces que les hypothèses qui sous-tendent les algorithmes. Si un système surveille la vitesse de lecture des courriels d’un employé, il ne tient peut-être pas compte de la nécessité de prendre des notes ou de réfléchir au contenu courriel. Si un système mesure l’efficacité d’une réunion en comptant le nombre de niveaux hiérarchiques, il ne tient peut-être pas compte d’une culture dans laquelle les chefs participent ou mettent la main à la pâte de manière appropriée. Il est difficile de résister à l’appel de Platon, le philosophe classique qui affirme que si les gens ne comprennent pas leurs outils, ils sont destinés à devenir les outils de leurs outils : une sagesse ancienne pour sûr !

Les systèmes de suivi ne parviennent pas non plus à rendre compte du travail effectué par les employés lorsqu’ils ne sont pas devant leur ordinateur, c’est-à-dire les heures qu’un travailleur passe à réfléchir à un problème hors ligne, ce qui lui permet d’avancer dans son travail, ou encore le temps qu’un employé consacre à des lectures professionnelles ou à la création de réseaux, qui sont importants pour l’efficacité, mais qui ne sont pas pris en compte dans la vitesse de saisie de l’ordinateur portable.

Être clair

Il est également utile d’être clair sur la raison pour laquelle la technologie de surveillance est utilisée, et de communiquer les attentes en matière de performance qui vont de pair. Par exemple, le suivi est-il utilisé pour contrôler la productivité ou pour protéger les informations de l’entreprise ? En outre, comment sera-t-il utilisé dans les évaluations de performance et les décisions concernant les salaires et les promotions ?

Il est également important de clarifier les éléments de la performance qui vont au-delà du suivi. Outre les frappes au clavier, comment le comportement collaboratif est-il mesuré ? Et comment les nouvelles idées ou les innovations brillantes sont-elles créditées à la performance d’un employé ? Il est important de faire savoir aux employés non seulement ce qui compte, mais aussi ce qui est important pour les motiver sur les types de travail qui seront les plus significatifs et contribueront à leur progression de carrière.

Être concentré

Les entreprises sont plus efficaces lorsque les employés sont engagés, inspirés et responsabilisés. Il est donc essentiel de veiller à ce que la technologie de surveillance apporte des avantages non seulement aux organisations, mais aussi aux employés. La réciprocité fait partie de la condition humaine : lorsque les employés reçoivent quelque chose, ils sont motivés pour donner quelque chose en retour.

En utilisant la surveillance des employés, concentrez-vous sur la façon dont les employés peuvent en tirer de la valeur. Comment le suivi du calendrier pourrait-il aider les employés à prendre plus de congés ? De quelle manière le suivi des courriels pourrait-il donner lieu à des récompenses ou à des primes ? Et comment les données relatives au passage des badges pourraient-elles aider les employés à trouver des amis au bureau ou à planifier l’événement communautaire le jour où la plupart des employés sont au bureau ?

Être humain

Lorsque les organisations utilisent le suivi, il est également essentiel de former des dirigeants capables d’utiliser les données de manière constructive. Si les données sont utilisées pour faire de la microgestion ou pour menacer, cela créera certainement des atmosphères dans lesquelles les employés seront méfiants et dans lesquelles ils manqueront de motivation ou d’engagement. L’alternative consiste à donner aux personnes le plus grand contrôle possible sur leur travail et leurs données, et à leur donner un accès ouvert aux données.

En outre, les données devraient faire partie de conversations permanentes portant non seulement sur ce qui est compté, mais aussi sur la performance globale de l’employé, y compris la manière dont son travail contribue à la situation générale, où il en est et où il aimerait se développer.

Dans le pire des cas, la surveillance peut déshumaniser et éloigner les employés, car les rapports et les feuilles de calcul sont privilégiés par rapport aux relations. Cependant, le contraire est préférable pour l’engagement : des personnes qui se sentent appréciées, respectées et soutenues dans leur travail.

En résumé

Si les entreprises veulent suivre leurs employés, la culture et les relations générales sont déterminantes pour le succès ou l’échec du processus. Pour les organisations, l’idéal est d’avoir des cultures constructives et productives où les employés ont envie de travailler, de fournir un effort discrétionnaire et d’apporter leurs meilleures compétences.

Les meilleures cultures sont transparentes : elles partagent ouvertement les informations afin que les employés puissent prendre les décisions les plus éclairées. Elles favorisent l’innovation en encourageant une prise de risque appropriée, et encouragent les employés à partager et à explorer. La façon dont les entreprises recueillent, suivent et contrôlent les informations envoie des messages importants aux employés sur la valeur et la confiance.

Lorsque les entreprises valorisent les employés, créent des cultures d’ouverture et de respect et tiennent les dirigeants responsables d’une gestion efficace, elles contribuent grandement à ce que les employés acceptent la surveillance comme un système de soutien au travail, plutôt que comme un outil de manipulation, de contrôle ou de suppression de la qualité de vie. En fin de compte, les entreprises doivent faire ce qui est juste, et pas seulement ce qui est possible, en utilisant leurs valeurs comme guide.

Article traduit de Forbes US – Auteure : Tracy Brower