Cette série de chroniques poursuit son chemin dans le petit monde de l’innovation et des labs. Aujourd’hui nous partons à la rencontre de la Digital Factory de Total dont le compte Twitter Corporate avait réagi à ma dernière publication. L’été passé nous avons convenu d’un échange avec Frédéric Gimenez en charge du projet pour vous faire découvrir cette dynamique annoncée il y a un an avec un démarrage effectif en mars dernier.

« Je suis convaincu que le digital est un levier indispensable pour atteindre nos objectifs d’excellence dans toutes les branches opérationnelles du Groupe. La Digital Factory de Total sera un véritable booster de l’entreprise qui déploiera de manière systématique des solutions digitales sur-mesure », déclarait alors Patrick Pouyanné, PDG de Total.


Des six familles de Labs observées et les finalités guidant leur mise en place (Et si vous mettiez en place un lab dans votre entreprise ?) : une finalité de prospective, d’agilité ou d’incubation, d’innovation ouverte, de facilitation, d’acculturation et de communication ou de ”faire” (maker) que j’ai observé, la Digital Factory de Total appartient à la catégorie de labs à finalité d’agilité et d’incubation.

Il s’agit en effet pour la Digital Factory d’accélérer le développement de solutions numériques dont le Groupe a besoin pour améliorer ses opérations industrielles tant en termes de disponibilité que de coûts, proposer de nouveaux services à ses clients notamment en termes de maîtrise et d’optimisation de leur consommation énergétique, se développer dans les nouvelles énergies décentralisées et réduire son impact environnemental.

 

Frédéric, pouvez-vous vous présenter ?

Je travaille chez Total depuis 25 ans, rejoint après des études IT dont un Master d’informatique avec une spécialisation dans l’intelligence artificielle et un début de carrière dans une autre grande entreprise française de l’industrie métallurgique pour développer des systèmes experts industriels.

Chez Total je suis passé par de nombreux domaines de l’informatique, tout d’abord dans le développement applicatif puis sur des projets SAP, mis en place un centre de compétences sur ce progiciel pour la branche aval de Total, eu la responsabilité de l’infrastructure et de la production informatiques et des télécoms de la branche aval également.

Après 3 ans et demi comme DSI du Groupe, on m’a confié en septembre dernier le poste de Chief Digital Officer de Total et la responsabilité de construire et de piloter la Digital Factory.

 

Qu’est-ce que la Digital Factory ?

Il s’agit d’une filiale du groupe Total dédiée au développement de solutions digitales pour toutes les activités du Groupe. Elle est focalisée vers l’interne même si on peut imaginer qu’elle puisse opérer pour les partenaires de Total. Elle bénéficie d’un sponsorship au plus haut niveau.

Depuis 2015, première structuration du digital dans le Groupe, il y avait beaucoup d’initiatives dans le digital, menées par tous les métiers opérationnels avec de vraies réalisations sur le terrain. Il y eut cependant en 2019 la conviction qu’il fallait modifier les choses, que le digital était un levier, qu’il fallait changer de braquet, accélérer et que nos compétences internes n’étaient alors pas suffisantes pour cela.

En concentrant l’ensemble des compétences digitales au sein d’une même structure, l’ambition est de générer, d’ici 2025, jusqu’à 1,5 milliard de dollars par an de valeur pour l’entreprise, que ce soit sous forme de revenus additionnels ou d’économies sur les dépenses de fonctionnement ou d’investissement.

La création d’une filiale dédiée nous apporte une flexibilité pour atteindre rapidement la taille cible de 300 collaborateurs, aux compétences pluridisciplinaires – développeurs, data scientists, UX designers, architectes SI, etc. – avec l’ambition de proposer aux branches toute la capacité des outils digitaux pour créer de la valeur dans l’ensemble de leurs activités.

 

Comment fonctionne-t-elle ?

  • L’équipe, la structure

L’équipe cible se composera donc de 300 experts du digital travaillant en mode agile avec un aplatissement des lignes managériales, une forte autonomie des équipes et des cycles de développement courts et façon test & learn.

Plusieurs équipes composent la Digital Factory :

. Le Data studio composé de data scientists. Le Chief Data Officer de Total pilote cette équipe avec comme double mission d’acculturer l’ensemble de l’entreprise à la data et de manager les compétences data de la Digital Factory

. Un pool de développeurs et un de coachs agiles, qui constituent les squads

. Le Design studio qui regroupe les compétences UX et UI. Ils aident à l’idéation et interviennent aussi bien au moment de l’analyse de l’éligibilité des projets pour comprendre la problématique métier que durant les projets pour accompagner les squads sur les parcours et les écrans

. L’équipe Tech authority en charge de la sécurité, de l’architecture et de Connect pour l’interfaçage du « New et Old IT » pour la connexion du monde digital et du legacy

. L’équipe Plateformes / socles pour le Cloud, le datalake… qui dessert toutes les squads

. Le Product & value Office en charge de gérer le portefeuille de la Digital Factory, d’évaluer la valeur des projets avec le métier et d’analyser tous les use cases soumis à la Digital Factory mais également de proposer des services de Digital value Mapping ou d’idéation à la demande.

. Le secrétariat général et les RH.

Les squads sont rejoints le temps des projets pour un Product Owner issus des métiers et du monde entier. Ils sont formés aux méthodes agiles à leur arrivée puis immergés dans leur projet pendant 4 à 6 mois. Ils accompagnent ensuite la transformation quand ils retournent dans leur métier.

  • La gouvernance

Les métiers sont responsables de l’alimentation de la Digital Factory en cas d’usage.

La Digital Factory analyse l’éligibilité des cas selon 4 axes

  •   Valeur apportée lors de la 1ère itération et lors de son passage à l’échelle ($, amélioration de la sécurité, réduction de CO2, …)
  •   Faisabilité (technologie / data)
  •   Appétence client / Impact interne
  •   Scalabilité (one shot / réplicable)

Un comité interne à la Digital Factory décide ensuite si le cas d’usage est pris en charge ou non, la décision finale me revenant.

La Digital Factory assure le développement et la mise en production d’un périmètre pilote avant le transfert de responsabilité vers les métiers un à deux mois plus tard.

Pour une bonne coordination avec les métiers, les représentants du digital dans les branches sont localisés dans la Digital Factory. Ils ont en charge d’acculturer les métiers et de piloter la génération des idées mais aussi d’assurer la cohérence des initiatives digitales de leur branche vis-à-vis de l’ambition du Groupe, nous les appelons les Digital Transformation Officers.

  • Le lieu

Les équipes seront bientôt réunies dans un espace dédié de 5 500 m² situé au cœur de l’écosystème d’innovation de Paris dans le 2ème arrondissement ; un lieu ouvert et ré-aménageable pour pouvoir favoriser créativité et innovation.

 

Quelle est sa raison d’être ?

L’objectif est de rassembler dans une seule structure toutes les expertises digitales du Groupe pour disposer d’une force de frappe importante et accélérer le passage de l’idée au déploiement sur le terrain en 8 mois maximum (transfert de responsabilité inclus).

Le dispositif aide également les métiers à prendre des risques. En prenant en charge le budget du projet et en ne le refacturant aux métiers que si le projet est un succès, ces derniers sont ainsi plus enclins à oser.

 

Quelles sont les 1ères réalisations ? Les 1ers succès observés ?

Nous avons démarré en mars dernier et déployé les 1ères squads en avril en plein confinement ce qui est en soi un joli succès. 16 projets sont en cours avec une cible de fonctionnement de 25 squads en régime permanent.

Les deux premières solutions digitales seront livrées en octobre :

  • Un outil pour Total Direct Energie sur l’assistance aux clients pour les aider à trouver le meilleur échéancier de paiement via des algorithmes et de la data
  • Une solution d’optimisation de la logistique qui s’appuie sur de l’IoT camions pour la branche Marketing et Services qui sera déployée dans 40 filiales

Un autre succès est que nous développons déjà des projets pour 8 pays différents (Pakistan, Ecosse, Nigeria, …). Nous sommes par ailleurs arrivés à attirer des compétences pointues comme des data scientists malgré une communication encore discrète (Welcome to the Jungle, LinkedIn) et à les fidéliser en leur proposant une vraie diversité de projets (pour des métiers traditionnels comme une plateforme offshore en Ecosse puis les nouvelles énergies avec les fermes de panneaux solaires).

La difficulté principale est que le ramp up est très rapide avec 3/4 squads déployées par mois et des problèmes techniques à régler très vite. Il faut être extrêmement réactifs sous peine de ralentir l’ensemble du dispositif. Nous procédons actuellement à un 1er bilan de ce qui a marché et de ce qui mérite une amélioration, nous sommes dans un processus d’adaptation permanent.

 

Quelles sont les fiertés ? Des difficultés ou questionnements ? Avez-vous des KPIs ?

Le motif de satisfaction principal est la mobilisation générale que tout le monde a gardé malgré le contexte. La dynamique est bien lancée, nous recevons plus de cas d’usage que notre capacité à délivrer (50 projets par an pour alimenter en continu nos 25 squads).

Nous devons par ailleurs relever le challenge multi culturel et multi compétences avec des PO issus du monde entier et qui sont très terrains, travaillant en méthode agile et observant ses rituels parfois à distance pendant cette crise (ils sont détachés dans la Digital Factory à Paris le temps du projet en temps normal).

Sinon nous avons deux jeux de KPIs majeurs :

. 1 pour mesurer le bon fonctionnement des squads via les KPI de la méthode agile

. 1 plus business pour suivre la valeur générée

 

En une phrase ?

« Les seules vraies erreurs sont celles que nous commettons à répétition, les autres sont des occasions d’apprentissage ». (Dalaï Lama).

Et en 3 mots : délivrer, accélérer, transformer.

 

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