Travail : 10 conseils pour être plus efficace

La gestion du temps consiste à travailler plus intelligemment plutôt que de travailler plus dur ou plus longtemps. Il s’agit de créer un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Certaines entreprises – et même des pays entiers – ont vraiment pris ce principe à cœur et commencent à introduire des semaines de travail de quatre jours.

L’Islande, par exemple, a expérimenté la semaine de quatre jours entre 2015 et 2019 et a qualifié cet essai de « succès retentissant ». Fait important, les niveaux de productivité des entreprises participant à l’essai sont restés les mêmes ou se sont améliorés – ce qui montre que la productivité ne dépend pas du temps que vous passez à travailler, mais de la façon dont vous utilisez ce temps. Aujourd’hui, 86 % de la main-d’œuvre islandaise travaille déjà moins d’heures (sans subir de baisse de salaire) ou aura le droit de le faire.

Si, comme ces Islandais chanceux, vous gérez bien votre temps, vous pouvez bénéficier de plusieurs avantages, tels que :

– L’élimination (ou la réduction) de la tendance à la procrastination.

– Se sentir en contrôle et réduire son niveau de stress. (Les travailleurs islandais ayant participé aux essais ont déclaré se sentir moins stressés et avoir moins de risques d’épuisement professionnel).

– Respecter les délais.

– Renforcer votre réputation de personne qui fait son travail dans les temps et selon des normes élevées.

– Avoir plus de temps pour vos passions personnelles.

En résumé, la gestion du temps vous aide à tirer le meilleur parti de votre vie professionnelle et de votre vie tout court. Voici dix conseils en matière de gestion du temps et de lutte contre la procrastination pour améliorer votre journée de travail :

1. Faites d’abord les tâches importantes. Les gens aiment souvent rayer en premier la tâche la plus désagréable de la liste. D’autres aiment accomplir les tâches rapides et faciles en premier, juste pour avoir l’impression d’accomplir quelque chose. Mais il est de loin préférable de hiérarchiser les tâches par ordre d’importance, qu’elles soient difficiles ou non.

2. Établissez vos priorités en matière de temps. Il est important de planifier votre journée et classer les tâches par ordre d’importance. Vous pouvez vous baser sur l’analyse ABC. La tâche « A » est la plus importante, celle à faire absolument dans la journée (ou, s’il y a plus d’une tâche A, vous pouvez les étiqueter A1, A2, et ainsi de suite). Les tâches « B » sont des tâches secondaires qui sont moins importantes que les tâches A – vous ne passez jamais à une tâche B tant qu’il y a encore des tâches A sur la liste. Et les tâches C sont celles qu’il est bon de faire, mais ce n’est pas grave si elles ne se font pas ce jour-là.

3. Fixez une limite de temps pour chaque tâche. Une fois que vous avez dressé votre liste de choses à faire pour la journée, vous pouvez fixer des limites de temps pour chaque tâche de la liste. Ainsi, vous ne laissez pas les tâches s’étendre et prendre plus de temps qu’elles n’en ont vraiment besoin, et votre journée reste gérable car vous savez ce que vous pouvez réaliser de manière réaliste.

4. Trouvez vos heures productives. Les personnes productives n’occupent pas toutes les heures de leur journée – elles savent quand elles travaillent le mieux et s’assurent de faire les choses importantes pendant ces heures. Suivez leur exemple et réservez vos heures les plus productives (que ce soit le matin, dans le calme de la soirée, ou autre) aux tâches les plus importantes. Évitez de remplir ce temps précieux avec des réunions ou des tâches moins importantes – qui conviennent mieux à d’autres moments de la journée.

5. Ne soyez pas multitâche. Le multitâche est l’ennemi de la productivité car vous pouvez finir par ne rien faire correctement. Accordez toute votre attention à une seule tâche à la fois, et terminez-la avant de passer à la suivante.

6. Éliminez les distractions. Il est utile de désactiver les notifications sur votre téléphone ou d’activer le mode « ne pas déranger » de votre téléphone lorsque vous en avez besoin et de fixer des limites à toute personne partageant votre espace. (Par exemple, en disant : « Pour la prochaine heure, j’ai vraiment besoin de me concentrer » ou « Quand la porte de mon bureau est fermée, cela signifie que je ne veux pas être dérangé »). Ces conseils s’appliquent que vous soyez en au bureau présentiel ou en télétravail.

7. Apprenez à dire non. Dire non – poliment mais fermement – est un art, et si vous arrivez à le maîtriser, vous vous sentirez beaucoup plus maître de votre temps. Très souvent, il ne s’agit même pas de dire non, mais de fixer le moment où vous pouvez faire quelque chose – par exemple, en disant : « Je ne peux pas faire cela avant la semaine prochaine ».

8. Évaluez les conséquences de l’action ou de l’inaction. Si vous êtes vraiment en train de procrastiner, demandez-vous : « Que se passera-t-il si je ne le fais pas ? » Si la réponse est « Euh, pas grand-chose », alors ce n’est probablement pas si important. Mais si vous savez qu’il pourrait y avoir de graves conséquences si vous remettez à plus tard, cela pourrait vous donner le coup de pouce supplémentaire dont vous avez besoin pour vous motiver.

9. Comprenez que parfois, la procrastination peut être une bonne chose. L’envie de procrastiner peut vous indiquer quelque chose (par exemple, que vous êtes fatigué et que vous avez besoin d’une pause). Et parfois, l’esprit a simplement besoin d’un peu de temps pour vagabonder, imaginer et être créatif – et c’est aussi une bonne chose.

10. Enfin, si vous n’avez pas envie d’accomplir la plupart des tâches associées à votre liste de choses à faire, il est peut-être temps de changer de travail ! Sérieusement, demandez-vous si c’est vraiment le bon emploi pour vous, car il n’est pas « normal » de ne pas aimer son travail ou de se sentir constamment démotivé.

Article traduit de Forbes US – Auteur : Bernard Marr