Ton micro est coupé !  les petits mots (ou maux) du distanciel

OPINION ⌈ Lors de sessions en distanciel, il n’est pas rare de voir des personnes commencer à parler sans qu’on les entende car leur micro est coupé pour éviter les bruits parasites. Et la phrase « Ton micro est coupé » est adressée à la personne concernée. Ces petites phrases, issues des pratiques actuelles en distanciel, sont à la fois des manières de communiquer et de se coordonner. Mais ces petites phrases sont aussi des signaux faibles qui posent la question des règles de l’animation à distance.

« SVP merci de mettre vos caméras et de couper vos micros sauf lorsque vous parlez » est très souvent la phrase d’introduction aux séances de travail. La vidéo est un média clé pour la coordination et l’échange avec un nombre restreint de personnes (15/20). Les réunions en visio sans caméra n’ont guère d’intérêt outre le fait de diffuser une information en audio.

• Règle N°1 : Des groupes de 15/20 personnes maximum
• Règle N° 2 : Mettre obligatoirement la caméra

« Vous êtes avec moi ?! » avec un ton semi-interrogatif semi-injonctif de la part de l’animateur pour réveiller l’auditoire. Le multitâche est favorisé par le distanciel. Il est aisé de répondre à un mail et/ou de produire des documents tout en participant de manière plus ou moins active à la tâche principale. Les travaux de Jean-Philippe Lachaux sur l’attention (La magie de la concentration, 2020 aux éditions Odile Jacob) montrent que le lieu et l’interaction sont des facteurs d’attention. Pour éviter ce phénomène d’évitement, il est important d’avoir des séquences de travail de 20 minutes pour éviter le décrochage[1]. La notion de rythme est clé en alternant les formats de travail (en plénière, en petits groupes, en binômes et seuls) et en faisant intervenir les participants. Les outils de sondages, les smileys et les fils de conversation (Tchat) participent à la dynamisation des échanges.

• Règle N°3 : Des séquences de 20 minutes
• Règle N° 4 : Alterner les formats de travail toutes les 20 minutes

« Pierre tu es à la plage comme l’indique ton fond d’écran ; c’est cool le confinement ». Ce type de remarque joue le rôle d’icebreaker et permet une interaction entre les personnes. Mais en même temps, certaines remarques peuvent prendre une forme cynique, voire critique. Pour cela, il est important de prévoir un temps au début d’une session qui permet à tout le monde de prendre la parole pour se présenter ou faire mention de son humeur, attentes ou questionnements dans une logique d’icebreaking. Pour des raisons de pudeur liées à la visibilité de son intérieur privé mais aussi pour créer de l’attractivité visuelle, les fonds d’écran participent à l’interaction, sous réserve du bon goût bien évidemment.

• Règle N°5 : Avoir un icebreaker au début
• Règle N° 6 : Favoriser la diversité des fonds d’écran

« Je passe de réunion en réunion sur écran depuis ce matin ». Avec une pointe de stress et un soupçon de suractivité synonyme d’importance, de nombreuses personnes font mention d’une surcharge de temps en distanciel. Cela pose la question de l’utilité de la session et surtout de sa finalité. L’animateur doit présenter au début l’objectif, la méthode de travail et les résultats attendus. Cet excès de formalisme est important en distanciel pour éviter des effets de distancialiste (excès de sessions en distanciel) mais aussi pour donner aux participants les modalités. Cette traçabilité méthodologique doit être étendue aux résultats du collectif. Afin que tous puissent prendre conscience des productions effectuées. Les indicateurs doivent être commentés et visibles sur des documents partagés

• Règle N°7 : Au début, insister sur le tryptique « Objectif, Méthode, Résultats »
• Règle N° 8 : Avoir un document partagé avec les principaux indicateurs de coûts, de production et de performance

« 9h02, nous allons attendre encore une minute les quelques retardataires ». En distanciel, la tolérance au retard est beaucoup moins importante qu’en présentiel et la bonne surprise est que les participants sont davantage à l’heure. L’autre intérêt est que vous pouvez rentrer (sauf si vous devez y être invité) dans une réunion sans bruit. L’animateur déroule un processus informatif, participatif et décisionnel tout en veillant à la participation des parties prenantes et de leur état de participation. Dans une logique de « care » (protection), l’animateur est une tour de contrôle de l’état psychologique des participants, avec la possibilité de s’entretenir avec eux et/ou de les orienter vers des personnes compétentes pour traiter des troubles psychologiques. Les participants se plaignent souvent en distanciel de ne plus retrouver une solidarité de proximité (pouvoir s’adresser à une personne proche quand on ne sait pas faire quelque chose). En complément des temps collectifs, permettre à ceux qui le désirent d’avoir des temps d’échanges individuels mais aussi d’être dans des communautés de pratiques au moyen d’outils digitaux comme des réseaux sociaux internes

• Règle N°9 : Être une vigie des personnes en difficulté
• Règle N° 10 : Entretiens individuels et réseaux sociaux  pour une continuité de la solidarité

Après un an d’expérience, nous avons, de manière parfois forcée, fonctionné en mode distanciel. Si notre avenir sera probablement hybride (distanciel et présentiel), transformons notre expérience en compétences pour construire le mangement à distance de demain.

[1] Bunce, D. M., Flens, E. A. et Neiles, K. Y. (2010). How long can students pay attention in class? A study of student attention decline using clickers. Journal of Chemical Education, 87(12), 1438-1443.

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