Six clés pour une réunion virtuelle de grande ampleur

En confinement ou en télétravail massif, vous êtes peut-être devenu expert des visioconférences de routine avec vos équipes ou vos clients. Si vous animez ponctuellement une réunion virtuelle pour un public large ou d’une durée supérieure à 30 minutes, la clé pour gagner l’engagement de votre auditoire est de favoriser l’interaction. Or créer du lien à distance ne se décrète pas, voici donc quelques étapes clés pour vos conférences à distance de grande ampleur :

• Toujours un accueil personnalisé bienveillant et convivial: ne rentrez jamais dans le vif du sujet dans la précipitation, usez et abusez du small talking même pour ce type d’évènement, ces moments informels qui créent du lien. Si besoin annoncez un démarrage 5 minutes avant l’heure prévue pour avoir le temps d’animez ce moment et programmez vos invitations outlook dans ce sens.
• Toujours un Icebreaker pour démarrer. Piochez dans le groupe de discussion « icebreakers professionnels » des petites animations rapides qui prennent souvent la forme d’un tour de table permettant de trouver des points communs ou des anecdotes amusantes ou inédites sur les projets. C’est une façon de piquer la curiosité de vos interlocuteurs et d’avoir l’attention de votre public avant de rentrer dans le vif du sujet de votre réunion.
• Dans l’animation de la réunion, faites-en sorte qu’une même personne ne parle jamais plus de 5 minutes. Privilégiez par exemple les « ping-pong » de parole en binôme. Introduisez également des questions relances comme le pratiquent les éditorialistes sur les ondes radios matinales, coupez les plénières de questions, vidéos, exercices.
• Intégrez un peu d’humour. L’idée n’est pas de faire des blagues pendant une assemblée générale. D’autres approches permettent de générer des sourires dans votre assistance : utiliser une clochette lors qu’un exercice, afficher une illustration caricaturale comme respiration entre deux interventions, partager des photos de bons souvenirs, une citation inspirante, ….
• Clôturez toujours chaque partie de votre réunion sur une note positive. Il s’agit de conclure par une touche optimiste pour imprimer les mémoires et ainsi préparer la prochaine. Quelques exemples pour y parvenir : Quel a été le meilleur moment de cette intervention ? Qu’avez-vous appris ? Est-ce que quelqu’un a un mot positif pour résumé ce qu’on vient d’entendre ?
• Terminez toujours par une technique de feedback en fin d’évènement pour recueillir l’avis des participants, leur donner la parole et vous permettre de progresser pour la prochaine réunion. Un quiz, quelques mots dans le chat, une note de 1 à 5, les caméras allumées pour partager un commentaire, un adjectif au feutre sur une feuille à l’écran… trouvez votre style et variez les techniques à chaque réunion pour maintenir l’engagement dans la durée.

Bons meetings,

Alexia de Bernardy

Auteur de « Moteurs d’engagement : 365 actions pour mieux travailler ensemble » (Marabout) et fondatrice de  laWEbox, expérience digitale de stimulation managériale.

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