La gestion des mails en entreprise : un défi digne du tonneau des Danaïdes ! 

 

Aujourd’hui l’expression « tonneau des Danaïdes » renvoie à une activité épuisante et inutile dont on ne voit jamais le bout. Dans la légende des Danaïdes, le tonneau était voué à rester perpétuellement vide, malgré les efforts incessants pour le remplir. De manière inversée, les boîtes de réception des professionnels sont envahies par une multitude de courriels, et il semble impossible de les vider complètement. Chaque jour, de nouveaux messages s’accumulent, créant un fardeau constant pour les employés qui tentent vainement de les trier et d’y répondre.

 

 

Les Danaïdes étaient confrontées à la tâche impossible de remplir un tonneau percé, tout comme les employés sont souvent débordés par le volume de mails qu’ils reçoivent.

 

 

 

 

Les Danaïdes ont été condamnées à remplir un tonneau éternellement en punition pour leurs actes. Mais quelles fautes ont commis les salariés ? Collectivement la sur-communication en entreprise se matérialise par une fuite en avant constante de temps et d’énergie.

 

Des échanges de mails sans fin, des réunions interminables et des conversations répétitives peuvent nuire à la productivité globale de l’entreprise, tandis que les employés luttent individuellement pour gérer l’avalanche de messages qu’ils contribuent souvent à nourrir.

 

 

 

Les salariés et les entreprises sont tout aussi concernés ! Pour les employeurs, maintenir l’équilibre entre le temps consacré au travail et à la vie privée des employés permet de préserver leurs performances à long terme. La déconnexion concerne ainsi tous les salariés qui disposent d’outils numériques leur permettant d’être joignables partout et tout le temps.  

 

Voici quelques solutions immédiatement envisageables pour gérer les mails en entreprises

1. Établir (enfin) des protocoles de communication clairs :

• Les entreprises peuvent réduire le nombre de mails en instaurant des règles spécifiques sur l’utilisation des courriels (par exemple sur le nombre de personnes en copie) ou en encourageant l’utilisation d’autres moyens de communication plus efficaces en interne (par exemple Slack) lorsque cela est possible.

2.  Adopter des outils de gestion des mails performants: 

• Trois millions de spams sont envoyés sur internet par seconde, soit 262 milliards de spams par jour ! Les filtres anti-spam, les classements automatiques et les outils de recherche avancée, peuvent faciliter le trie et la hiérarchisation des messages. Penser également à créer des alias pour vous abonner ou diffuser votre adresse mails à des services tiers. 

3. Encourager une culture de communication plus efficace:

• Il faut aussi apprendre à communiquer de manière concise et claire peut réduire le volume de courriels superflus. Des formations sur la communication écrite et l’utilisation appropriée des courriels peuvent également être bénéfiques à tous… Et contrairement à ce qu’on pense ce n’est pas plus innés pour les nouvelles générations de salariés.

4. Se connecter de façon ponctuelle:

• Quand on est addict à son smartphone, difficile de résister au message qui “pop” sur l’écran ou une pastille rouge au coin d’une app. Il est alors URGENT de supprimer les notifications inutiles et de leur préfèrer une consultation en conscience à des moments bien définis de la journée.

 

Enfin, reste la problématique des congés. Selon le baromètre Ipsos / RingCentral 2023, 28% des salariés français prévoient de travailler durant leurs vacances et ce chiffre culmine à 41% pour les dirigeants d’entreprises.

Parmi les collaborateurs prévoyant de travailler, 42% consulteront leurs emails et messages instantanés pendant leurs congés. Ce chiffre s’élève à 57% pour les dirigeants d’entreprise. 

Or, si les salariés et les dirigeants n’arrivent plus à déconnecter en vacances, c’est notamment en raison de l’avalanche de messages qui suit leur reprise…

 

Pour y faire face, des entreprises Allemandes ont mis en place les premières des systèmes astucieux qui suppriment les mails pendant leur absence ! Baptisés « mail on holiday », ils désignent des programmes intégrés au serveur informatique qui effacent automatiquement les e-mails que les salariés reçoivent pendant leurs congés, en redirigeant leurs interlocuteurs vers d’autres salariés qui travaillent à cette période. De quoi assurer un retour de congés paisible ! 

 

En adoptant ces approches, les entreprises peuvent espérer libérer leurs salariés d’une tâche herculéenne et leur permettre de se concentrer sur des activités plus productives à leur retour de congés, décidément bien mérités. Il ne me reste qu’à vous souhaiter un bel été !

Quant à moi, je reste bien évidemment à votre disposition à la rentrée pour répondre aux problématiques de déconnexion dans vos entreprises sous la forme d’intervention, conférence, atelier ou de rédaction de charte…