Le tele-onboarding ? Imaginez-vous dans cette situation : vous venez d’être recruté.e dans l’entreprise de vos rêves, votre contrat est signé, vous avez presque terminé vos semaines de préavis chez votre ancien employeur, et vous avez hâte de pouvoir rencontrer vos nouveaux collègues.

Mais d’un coup, la nouvelle tombe et le scénario bascule : l’entreprise que vous êtes sur le point de rejoindre décide d’instaurer le télé-working pour l’ensemble de ses employés, et ce pour une durée indéterminée.


Comment réagir ?

Que ce soit en tant qu’employé ou en tant qu’employeur, cette situation est malheureusement inévitable en cette période d’épidémie du COVID-19.

En tant qu’employeur ou directeur des ressources humaines, un tel scénario vous empêche de recevoir et d’accueillir votre nouvel employé.e pour son premier jour de travail. Vous ne pouvez pas lui présenter les lieux, ni même l’introduire auprès de ses nouveaux coéquipiers ou lui montrer comment fonctionne la machine à café.

Comment faire pour résoudre cette problématique et comment s’y prendre pour accueillir un nouvel employé au sein de son équipe sans pouvoir se voir en vrai ?

Digitaliser votre onboarding

Cela peut paraître logique, mais vous pouvez essayer de digitaliser votre processus d’onboarding au maximum.

Par exemple, au lieu de présenter votre nouvelle recrue aux membres de votre équipe en passant de bureau en bureau, vous pouvez organiser une conférence téléphonique (que ce soit sur Google Hangout, Zoom, Teams, Slack ou Discord) qui permettra à chacun des employés de se présenter et d’expliquer son rôle au sein de votre entreprise à leur nouveau partenaire.

Un tel appel téléphonique permettra non seulement de resserrer les liens entre collègues, compte tenu du fait que chacun travaille de chez soi et montre une partie de sa vie privée, mais cela permettra aussi au nouveau membre de votre équipe de ne pas se sentir isolé ou perdu au sein de l’entreprise qu’il ou elle vient de rejoindre.

En plus de digitaliser les présentations de chacun, pourquoi ne pas organiser un déjeuner virtuel, où chaque membre déjeune depuis chez lui, tout en discutant avec ses collègues via l’un des outils de vidéo-conférence que nous avons cité plus tôt ? Cela permettrait de créer un cadre un petit peu moins formel et pourrait aider à créer un sentiment d’inclusion chez votre nouveau coéquipier.

Au delà de ça, de par le fait que nous sommes actuellement en confinement, partager un repas lors duquel nous discutons avec d’autres personnes peut vraiment aider à surmonter la solitude qui s’installe et par conséquent renforcer la cohésion au sein de votre équipe.

Envoyer un Welcome Pack par la poste

Quand on rejoint une entreprise, et que l’on arrive au bureau pour son premier jour de travail, il est assez courant de découvrir un Welcome Pack qui nous attend sur notre poste de travail (qui ne possède pas au moins 1 ou 2 T-Shirts où figure le logo de son entreprise ?).

Dans une situation de confinement et de télé-working, pourquoi ne pas envoyer ce Welcome Pack par le biais de la poste à votre nouvel employé.e ? Encore une fois, cela permettrait de créer un sentiment d’inclusion et pourrait lui permettre de se sentir accueilli.e au sein de votre entreprise. De plus, qui n’aime pas recevoir un colis par la poste qui contient un cadeau ?

Adapter votre programme d’onboarding

Il est fort probable que quelqu’un, au sein de votre entreprise, ait été désigné.e comme responsable d’accueillir le nouveau membre de votre équipe, que ce soit en tant que mentor ou en tant que buddy.

En règle générale, un onboarding est constitué d’un apprentissage individuel couplé à un apprentissage sur le terrain. Compte tenu du fait que ce dernier est compromis en cette période quelque peu particulière, il est important de vous assurer que le nouveau membre de votre équipe pourra quand même avoir accès à l’ensemble des informations qui lui seraient nécessaires pour bien remplir sa fonction.

Bien sûr, votre priorité actuelle n’est probablement pas de rédiger un document d’onboarding extrêmement détaillé. Assurez-vous simplement qu’il contienne les informations les plus importantes à propos du rôle que votre nouvelle recrue doit remplir, ainsi que les valeurs de votre entreprise et une présentation de la culture de cette dernière. De plus, renseignez également les coordonnées des personnes de références que votre nouveau coéquipier peut contacter en cas de besoin.

Commencer chaque réunion avec une courte conversation

Il n’y a rien de pire que de se retrouver dans une conférence téléphonique où chaque participant nous est encore inconnu. Vous en avez peut-être déjà fait l’expérience, mais pour un nouvel employé, le fait de participer à une première réunion peut être intimidant et peut empêcher de faire des suggestions ou de poser des questions par crainte de paraître idiot.

Pour répondre à cette problématique, pourquoi ne pas ajouter à la réunion une courte introduction de 5 minutes, qui ne porte pas spécialement sur le travail, pour permettre à votre nouveau coéquipier de se sentir inclus ?

Le « Small Talk » est quelque chose qui se produit très régulièrement dans la vie courante, mais il peut être négligé lors des réunions virtuelles, de par la distance qui sépare les participants. C’est pourquoi il est nécessaire de mettre en place un processus, qui vous permettra de passer par cette case « Small Talk ».

Vous pourriez par exemple vous obliger à poser une question à chacun des participants, que ce soit professionnel (« Sur quoi travailles-tu en ce moment ? ») ou personnel (« Qu’est-ce que tu regardes sur Netflix pour le moment ? »).

Augmenter la quantité de 101

Dans une situation où tout le monde travaille de chez soi, il n’est pas forcément aisé d’obtenir les réponses aux questions que l’on peut se poser. Et bien évidemment, en tant que nouvel arrivant au sein d’une entreprise, il est normal d’avoir une grande quantité de questions qui nécessitent des réponses. Habituellement, la solution la plus simple serait de traverser l’open space, et d’aller poser la question directement à la personne de référence. Aujourd’hui, cette solution n’est pas une option envisageable, et il n’est pas non plus possible d’appeler un coéquipier à chaque fois qu’une question se présente.

Dans un tel contexte, il est très facile de se retrouver bloqué, sans savoir comment trouver la réponse à la question que l’on se pose. En augmentant la fréquence des 101 entre employés et managers, vous donnez la possibilité au nouveau membre de votre équipe de poser l’ensemble de ses questions à sa personne de référence, et ce en une seule fois.

 Cette épidémie de COVID-19 est un passage compliqué pour tout le monde, mais il est nécessaire de ne pas se laisser abattre et d’adapter sa façon de travailler pour rester le plus efficace possible. Bien sûr, un onboarding virtuel n’est rien en comparaison de ce qui se fait en temps normal, et oui cela risque d’être un petit peu gênant, mais est-ce une raison de ne pas le faire ? Si les valeurs et la culture de votre entreprise sont vraiment solides, et bien imprégnées au sein de vos équipes, elles devraient aussi pouvoir se vivre et se transmettre virtuellement.

Maintenant, il ne vous reste plus qu’à organiser votre premier afterwork virtuel. Après tout, pourquoi ne pas profiter de ces temps difficiles pour expérimenter de nouvelles façons de travailler et d’échanger ?

Et de votre côté, qu’avez-vous déjà mis en place au sein de votre entreprise pour répondre à la situation que nous vivons aujourd’hui ?

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