La paie fait partie des fonctions essentielles d’une entreprise. Peu importe le nombre de salariés, l’entreprise doit éditer des fiches de paie pour chacun d’entre eux.

Traditionnellement, l’entreprise avait le choix entre internaliser la paie ou confier le traitement à un prestataire. Depuis quelques années, une nouvelle possibilité existe : le logiciel avec un service de gestion de paie intégré.


 A quoi sert un bulletin de paie ?

 La fiche de paie est un document qu’il conviendra de réaliser tous les mois pour chaque salarié. Heures supplémentaires, maladie, congés payés, primes, grâce à ces mentions sur le bulletin, l’employeur connaîtra le montant du salaire net qu’il faudra verser à ses employés et les charges sociales à payer aux organismes sociaux.

Gérer la paie en interne est une solution envisageable, mais sachez que cette solution demande de plus en plus d’investissement financier et humain

Gérer la paie en interne

Pour internaliser la paie, le premier investissement est un logiciel de paie performant, c’est-à-dire automatisé et à jour des dernières nouveautés de votre convention collective. Il faudra prévoir également la reprise du dossier paie c’est-à-dire l’intégration des données de vos salariés et leurs historiques. A cela s’ajoute la maintenance informatique du logiciel. Mais ce n’est pas tout.

Même si au premier regard avec un logiciel de paie automatisé, un bulletin de salaire semble facile à réaliser, c’est loin d’être le cas ! Taux de cotisations à vérifier, convention collective à respecter, charges sociales à calculer, toutes ces variables à contrôler peuvent vite devenir un véritable casse-tête.  Ajoutez à cela l’obligation de la DSN, les multiples échanges avec les organismes sociaux, la gestion du prélèvement à la source et vous obtenez une gestion très chronophage et complexe. Donc si vous voulez internaliser la paie, vous devrez investir dans l’embauche d’une équipe paie.

Pour gagner du temps et, surtout, minimiser les erreurs, l’externalisation de la paie est une solution à privilégier. Encore faut-il trouver le bon prestataire.

Cabinet comptable ou société spécialisée

Traditionnellement, pour l’externalisation de ses bulletins de salaire, la petite entreprise opte pour un cabinet comptable. Ce dernier s’occupant déjà de toute la partie comptabilité de la société, l’entrepreneur va lui confier la gestion de l’administration de son personnel.

L’entreprise envoie les informations de paie tous les mois et reçoit quelques jours plus tard les bulletins de paie à distribuer. Souvent vendue comme la solution la plus simple, l’externalisation de la paie présente des inconvénients dont celui du tarif élevé. Vous avez souvent un tarif de base auquel il faut ajouter différents types de prestations.

Faire appel à un expert-comptable lorsque l’on dirige une entreprise de taille importante n’est pas efficient. Il peut être judicieux de faire appel à une entreprise spécialisée en traitement de la paie. Contrairement aux experts-comptables, les prestataires paie ne traitent pas la paie comme une tâche annexe.

 L’externalisation ou l’internalisation de la paie ne sont pas les seules solutions, notamment depuis l’émergence des logiciels comme services.

La paie accompagnée

L’idée de la paie accompagnée est simple et consiste à proposer un logiciel de paie en SAAS avec un service de gestion de paie intégré. ​Concrètement, l’entreprise dispose d’un accès en ligne à un logiciel de paie paramétré par un professionnel de la paie. En plus du système de paie, le client a accès à un support paie et technique assuré par un gestionnaire de paie. Cette assistance est livrée dans le cadre de la prestation de paie accompagnée.

Les offres en Saas sont “packagées”, c’est-à-dire adaptées à un certain usage. Les processus métier et le service sont bien maîtrisés et offrent une visibilité financière accrue. Les prestataires de paie accompagnée proposent des forfaits uniques ou une formule qui permet aux entreprises de choisir et de prévoir son budget annuel pour établir les bulletins de paie.