Véritable casse-tête – doux euphémisme- pour pléthore d’entreprises, la gestion des notes de frais peine encore à trouver un « modèle idoine » qui allierait efficacité et rapidité. C’était sans compter sur le « process » Mooncard qui peut se targuer de bousculer les pratiques en la matière.  

Fastidieux, chronophage, agaçant, rébarbatif… les dépréciatifs sont légion lorsqu’il s’agit de s’atteler à la gestion des notes de frais, véritable « poison lent » administratif s’il en est. A tous les étages de l’entreprise, – des dirigeants qui accumulent les notes en souffrances, au salarié qui remplit laborieusement son tableau Excel en passant par le service comptabilité qui passe, en moyenne, trois jours par mois à s’atteler uniquement à cette tâche -, la gestion des notes de frais peut virer au cauchemar. Mais il n’y a pas fatalité, comme nous l’explique Tristan Leteutre, CEO de Mooncard qui a pris le parti de proposer une solution alternative aux « phobiques administratifs ». Une idée simple de prime abord mais qui, comme chaque coup de maître, est le fruit d’une expérience personnelle. « Lorsque je dirigeais Anevia (une start-up qui commercialise des solutions pour la distribution de services TV en direct que le dirigeant a mené jusqu’à l’introduction en Bourse sur Alternext ndlr) j’étais horrifié de voir traîner le numéro de la carte bleue de l’entreprise sur divers post-its disséminés ici et là », se rappelle celui qui n’était pas encore le fondateur de Mooncard.


Pour tenter de remédier à une situation à laquelle sont confrontés les presque 2,5 millions de salariés français, Tristan Leteurtre, épaulé de Damien Metzger (ex-CTO de Prestashop) et de Christophe Cremer (fondateur de meilleurtaux.com et de Sybel Informatique) a patiemment posé les jalons, dès 2015, d’un service baptisé Mooncard et qui se matérialise le plus simplement du monde, à savoir sous la forme d’une carte bancaire, Mastercard, délivrée à chaque collaborateur d’une entreprise. « Une note de frais est par essence est une anomalie. Chaque personne dispose d’un ordinateur d’entreprise, d’un téléphone, alors au nom de quoi devrait-il utiliser sa carte bleue personnelle ? », s’indigne l’un des membres du « trident » Mooncard. Mais certaines pratiques ont la vie dure et le CEO va rapidement identifier deux obstacles majeurs. Premier point : les cartes bleues n’apportent pas du tout de valeur et, surtout, n’inspirent pas confiance. « On n’a pas forcément très envie de donner une carte à un salarié, qui plus est, avec l’argent de la société », abonde Tristan Leteurtre.

Plus d’avance de frais et une carte totalement paramétrable

Alors le dirigeant a fourbi ses armes et est parvenu à peaufiner un dispositif particulier qui permet de lever ces deux freins. Adossée à une solution d’intelligence artificielle, la carte Mooncard, de type Mastercard classique, dispose d’un atout non négligeable en la matière, à savoir l’instantanéité. Ainsi, à chaque paiement, les collaborateurs reçoivent une notification sur leur mobile.  Ils déclarent ensuite leurs dépenses en temps réel en prenant une photo du justificatif papier avec le logiciel installé dans le mobile. Le logiciel combine de nombreuses sources d’informations en temps-réel (données de paiement, emails, agenda, saisies passées) pour préremplir la note de frais. « Y compris le taux de TVA », précise l’entrepreneur.

Ainsi, autre avancée considérable, le salarié n’a plus à avancer ses deniers personnels, et attendre des semaines un remboursement. De plus, la carte Mooncard est entièrement paramétrable, pour ainsi éviter les abus. « Nos clients ont ainsi, toute latitude, en un clic, à mettre en place un plafond de paiement. Le salarié peut également, via la carte Mooncard, régler ses achats dans les magasins, les taxis ou encore les restaurants mais on peut, de la même manière, rendre la carte totalement inopérante sur les distributeurs de billets, les stations-essence etc. Tout en instaurant également une plage horaire – 9h à 19h- de dépenses », développe Tristan Leteutre.

« Cela interpelle tout le monde »

Forte d’une telle innovation, les clients potentiels ont rapidement manifestés leur intérêt pour le dispositif. Aujourd’hui, 200 clients ont rejoint la « bannière » Mooncard qui propose ses services à partir de 10 euros par mois et par carte. « Il n’y a pas de « portrait-robot » de l’entreprise ayant recours à nos services », souligne le CEO. « Cela peut aller de la start-up, à la PME en passant par les grands groupes même si cette dernière catégorie est encore difficile d’accès car elle possède généralement son propre logiciel et il est parfois difficile, dans ce cas de figure, de bousculer les habitudes », précise Tristan Leteurtre qui ajoute, tout de go, qu’en revanche, le dispositif a rapidement convaincu les utilisateurs, sans avoir besoin de faire montre d’évangélisation. « C’est assez viral en réalité, nous avons juste, parfois, à rassurer le client sur le sérieux de la démarche, lorsqu’on le sent quelque peu réticent à laisser une autre entité gérer l’argent de l’entreprise. Les notes de frais, cela interpelle tout le monde. Nos clients ne sont pas que des commerciaux de la Défense, nous avons, au sein de notre portefeuille, des auto-entrepreneurs, des avocats ou encore des professions libérales ».

Jusqu’où compte aller la jeune fintech qui a bouclé récemment un tour de table de 750 000 euros auprès de « business angels reconnus » ? Une nouvelle levée de fonds « se chiffrant en plusieurs millions d’euros » devrait ainsi être effective courant 2017. Ce qui devrait permettre à Mooncard de déployer ses ailes hors des frontières hexagonales, en l’occurrence en Belgique, en Italie, en Allemagne et en Espagne où le service pourrait être déployé au second semestre 2017. « Des pays stratégiques qui disposent, à l’instar de la France, d’un système de gestion assez contraignant ». Et de glisser, malicieusement « En outre, il n’y a quasi aucune fintech en Italie et en Espagne, donc peu de concurrence », précise Tristan Leteurtre. « La fusée Mooncard » va également accueillir incessamment sous peu de « nouveaux passagers ». « Nous recrutons dans le domaine en R&D ainsi qu’au sein de nos services commerciaux et marketing ». Le message est passé et Mooncard est paré à décoller.