Les Enjeux De La Dématérialisation De La Fonction Finance

La révolution numérique bouscule la finance et la dématérialisation est aujourd’hui au coeur des enjeux des directions financières. Frédéric Massy, Chief Marketing Officier et porte-parole d’Itesoft, nous éclaire sur cette digitalisation de la fonction finance. Rencontre.

Bonjour Frédéric, pouvez-vous nous présenter Itesoft et ses activités ?

Itesoft est un éditeur de logiciels français sur le marché de la digitalisation et de l’automatisation des processus métier. C’est un marché dynamique de plus de 2,9 milliards d’euros en croissance de plus de 6 % par an, tiré par l’explosion des échanges et des documents, un contexte réglementaire et l’innovation technologique. Notre approche est unique, étant les seuls à assembler les trois éléments essentiels à la dématérialisation des documents et des processus : la capture d’information, l’automatisation de processus et la détection de risques.

À ce jour, plus de 650 clients répartis dans 35 pays utilisent nos solutions pour rendre leurs processus, du traitement des factures fournisseurs à la contractualisation en ligne en passant par l’octroi de crédit, la gestion de sinistres ou encore demandes de prestations plus intelligents, rapides et sécurisés.

Quels sont les enjeux liés à la dématérialisation pour les entreprises ?

Avec la digitalisation des échanges, les organisations sont aujourd’hui confrontées à toujours plus de complexité et trois enjeux majeurs. Tout d’abord, il faut faire face à une véritable explosion du volume d’informations “non structurées” qui sera quadruplé d’ici 2 ans. Les organisations doivent extraire en temps réel des données exhaustives et fiables car il n’est plus à prouver que la “data” est le moteur de la dématérialisation. S’appuyer sur des solutions de capture d’information avancées est donc aujourd’hui indispensable pour ces structures. Elles doivent ensuite être capable d’orchestrer efficacement (au sein de leur processus métier) des interactions avec toujours plus d’intervenants et de systèmes. L’agilité est de mise, la rapidité de développement une nécessité. Enfin, la collaboration entre métier et IT devient un incontournable.

Puis, parce que le digital expose à de nouveaux risques, les organisations doivent aussi être capables de détecter tout cas de fraude a priori, c’est à dire avant paiement. Aujourd’hui, plus d’une fraude sur deux est liée à la falsification d’un document. Il faut donc contrôler systématiquement la validité et l’intégrité de tous les documents entrants.

Pourquoi cette « révolution numérique » est importante pour la fonction finance ?

La finance a toujours été aux avant-postes dans l’automatisation des tâches. Dans ses fonctions régaliennes , centrées sur la production du chiffre, la direction financière a sans cesse dû trouver des gains de performance pour diminuer les tâches à faible valeur ajoutée. Elle a ainsi joué le rôle de “vitrine”, incitant les autres directions à s’investir elles aussi dans leur transformation. Aujourd’hui, le rôle du DAF a évolué vers un rôle plus stratégique, de véritable “business partner”. Il s’axe sur le développement de l’entreprise, l’amélioration du pilotage de sa performance, et la maîtrise des risques croissants de conformité et de fraude.

Performance, pilotage, maîtrise des risques…autant d’enjeux auxquels la dématérialisation et l’automatisation des processus répond directement. L’ensemble des processus afférents à la relation fournisseur et au P2P (Purchase-to-Pay) – le domaine de prérogative des directions Financières quand la relation client l’est plus fréquemment aux directions marketing et commerciales – restent des leviers essentiels, qu’il s’agisse du traitement des factures, de la gestion des commandes, ou du déploiement de portails unifiés. Voilà pourquoi la finance est plus que jamais investie dans cette démarche.

Nous entendons parler de « dématérialisation » depuis plusieurs années, en quoi les nouvelles technologies (IA, cloud…) ont bouleversé ce processus ?

De nouvelles ères technologiques s’imposent régulièrement. Blockchain, Intelligence Artificielle, RPA (Automatisation des processus robotisés) et autre Machine Learning sont autant de mots que l’on voit apparaître dans les discours des organisations et les médias. Parfois ces technologies sont exploitées depuis de nombreuses années, et ne sont pas de vraies nouveautés. L’IA est par exemple au coeur même de notre activité de reconnaissance de documents depuis plus de 30 ans chez Itesoft et nous avons d’ailleurs plus de 100 contributions scientifiques en la matière.
Très souvent ces technologies vont automatiser des tâches spécifiques et permettre des gains d’efficacité. Reste que l’on constate que la valeur se crée en adressant des processus de bout en bout.

Ce qui change essentiellement aujourd’hui c’est la capacité à traiter de très grand volume de données, entre autres grâce au Cloud. Mais il ne suffit pas de “mettre dans le Cloud” une ancienne solution pour qu’elle soit plus performante. Par exemple lorsque nous avons redéveloppé notre offre Procure-to-Pay, nous avons pris soin de créer un service unique avec une base fournisseur mutualisée qui capitalise sur les millions de factures que nous traitons pour chacun de nos clients. En s’appuyant sur la force du nombre nous sommes en mesure de leur garantir la meilleure performance d’automatisation de leur processus.

Quels sont les défis pour les directions financières et comptables en 2020 ?

En 2020 les directions financières et comptables vont avoir un premier challenge de taille : échapper aux foudres de la DGCCRF sur les délais de paiement ! En effet depuis des années, l’étau se resserre sur les mauvais payeurs. En 2018, 377 entreprises ont été sanctionnées et 98 d’entres elles ont fait l’objet d’un vrai name & shame. Et dès 2019, PME comme grands groupes ont été épinglés avec des amendes allant de record en record jusqu’à 3,7 millions d’euros pour SFR ! Dans ce contexte, l’automatisation du processus Procure-to-pay, qui permet de réduire les délais d’environ 5 fois et de piloter les flux en temps réel devient incontournable.

2020, c’est aussi une année charnière vers le 100 % facture électronique dans les échanges B2B. Les directions financières doivent s’y préparer dès à présent. Le projet de loi de finances 2020 envisage une mise en application d’ici au 1er janvier 2023, au plus tard d’ici 2025. Si la dynamique semble irréversible, reste à savoir ce que sera le futur format électronique unique et comment il co-existera avec les autres formats d’échange. Et c’est à ce jour impossible à prédire… Mais pour ne pas être prises de court en 2023, les entreprises doivent se préparer à digitaliser tous types de formats, et cela dès maintenant. Plus que jamais, s’appuyer sur des solutions modernes de capture de document omnicanale est nécessaire.

Enfin, 2020 sera encore une année de la lutte contre la fraude pour les DAF. Saviez-vous que 7 entreprises sur 10 ont été victimes de tentatives de fraude l’an dernier, dont 54 % concernaient les paiements fournisseurs ? Dans 56% des cas, il s’agit du document qui est falsifié. En conséquence, pour garantir un contrôle efficace de ce risque, les DAF doivent disposer d’outils capables de détecter les fraudes systématiquement et avant tout paiement, mais aussi sur les documents. Il ne s’agit pas uniquement de contrôler seulement les données comme le proposent les approches Big Data !

Quelles sont aujourd’hui vos objectifs en France ? Et à l’international ?

Le marché français est plein d’opportunités. Les entreprises de toute taillent, des ETI aux grands groupes doivent vraiment commencer les chantiers de la dématérialisation de leurs relations fournisseurs. Notre objectif est aujourd’hui de continuer à investir dans notre solution P2P en mode Saas. Le pari de l’innovation technologique autour de cette solution paye, comme en témoignent les utilisations d’entreprises comme LIDL, Carambar & Co, Gepsa, Courir, Atlas for men…

Notre portons également un regard attentif à ce qui se passe outre-Manche. Le Royaume-Uni avec son écosystème entrepreneurial dynamique et compétitif ainsi que la nouvelle situation politique, implique que nous nous intéressions de près aux opérations que nous menons d’ores et déjà sur le territoire. De plus, notre stratégie continue de s’appuyer sur réseau de partenaires, que nous aidons à réaliser leur transition vers le Saas, à travers l’Europe.

Beaucoup de nos clients utilisent déjà nos solutions à l’international et nous comptons à terme nous appuyer sur cette expérience pour amplifier notre présence au-delà des frontières européennes.

Pouvez-vous nous parler de votre parcours ?

J’ai rejoint Itesoft il y a 2 ans pour participer à la transformation vers le Cloud de cet acteur français de l’IT français historique et reconnu. Je suis ingénieur de formation et j’ai une réelle passion pour la technologie et son impact sur les organisations et les individus. J’ai réalisé l’ensemble de ma carrière dans l’industrie informatique, chez divers éditeurs de logiciel, pour lesquels j’ai eu l’occasion d’occuper des fonctions techniques, commerciales et marketing depuis de nombreuses années. Dernièrement j’ai eu le privilège de mener la transition vers le Cloud de l’offre historique d’Adobe (Photoshop, Acrobat …) sur la zone EMEA.

(1) Source Markess by exAegis – Décembre 2019