Anticipons la possibilité que les interdictions de déplacements, le télétravail, le confinement et les annulations de réunions en présentiel durent plusieurs semaines ou plus d’un mois. L’imiter l’isolement et favoriser la collaboration à distance permet d’éviter le pire pour nos activités déjà pénalisées. Le télétravail en équipes aura un impact en trois temps :

  • Stade 1 de l’isolement en télétravail : les premiers jours une forme d’euphorie s’installe, la plupart des cadres et managers gèrent le quotidien de leur travail avec les mails, téléphones et outils digitaux. Sans les bruits et interruptions des collègues, certains peuvent même avoir l’impression d’être plus efficaces et dérouler leur to do list
  • Stade 2 : rapidement cela se complique si l’on doit collaborer en équipe, faire avancer les projets, partager ses idées, sans se voir. Il s’en suit des tensions non exprimées, des incompréhensions quand les collègues sont silencieux aux réunions téléphoniques. Les points téléphoniques se focalisent sur les sujets techniques, le non verbal ne se voit pas, les ressentis et doutes ne s’expriment plus, au profit du confort d’écoute. Pas de check pour une bonne nouvelle, pas de main sur l’épaule spontanée face à une mauvaise, on ne trinque pas non plus au téléphone.
  • Stade 3: la distance physique cristallise la distance humaine. Les projets pataugent, la morosité et le désengagement des équipes s’installent au fil des semaines et des mois. L’entreprise perd de sa spontanéité, les échanges interpersonnels disparaissent dans les organisations, au profit d’un fonctionnement de plus en plus normalisé. La distance s’installe.

Comment faire pour éviter de passer au stade 3 de l’isolement au travail ? L’enjeu de la coopération à distance sur la durée, c’est de maintenir le cœur de la relation entre les individus, d’éviter que les liens dans les équipes ne s’étiolent, pour parvenir à travailler ensemble et à coopérer à distance. Sujet déjà clé lorsque les équipes travaillent ensemble, cet enjeu prend désormais une place centrale avec la collaboration à distance.

Comment faire ? Osons l’interaction et l’audace pour collaborer efficacement à distance !

Quite à participer à une réunion téléphonique, s’y engager totalement, en préparant, contribuant et en faisant avancer les choses avec encore plus de concentration que pour une réunion en présentiel :

  1. Toujours vérifier, tester et anticiper la technique pour s’assurer que la logistique fonctionne (wifi, micro, partage de fichiers …). L’attente en solo dans une salle virtuelle silencieuse est insupportable, et démarrer 15 minutes en retard fait perdre du temps à tout le monde.
  2. La vidéo permet de garder le contact avec son interlocuteur. Si la bande passante le permet, conserver quelques visioconférences plutôt que des appels car avec le temps, quand on ne se voit pas, on s’oublie un peu.
  3. Eviter de perdre en qualité de présence, à moitié actifs sur nos outils digitaux à moitié ailleurs. Expérimentez pour cela des animations interactives innovantes qui facilitent l’interaction entre les participants (post-it digitaux, votes en ligne, smiley pour « lever la main » avant de parler, nuages de mots, chats en live, partage d’écrans, …). Des réunions à distance virent au silence mortel si tout le monde coupe son micro ce qui génère un bruit blanc anxiogène : proposer une animation interactive lors d’une réunion comme un tour de table des avis, des passions, ou un vote à distance sur une idée, …. C’est important d’être précis sur le déroulé et ces interactions, car rien n’est implicite quand on ne se voit pas : « Avant de commencer, est-ce que tout est clair et fonctionne pour tout le monde ? »
  4. Saluer les efforts constatés, ce n’est pas naturel de le faire en conférence téléphonique pour ceux qui se focalisent sur les sujets techniques. Pourtant c’est primordial. Démarrer ses réunions à distance ainsi : « avant de démarrer je voulais vous dire bravo pour … car …. » Quand on se voit « en vrai », beaucoup de choses peuvent « aller sans le dire ». Ta satisfaction peut s’exprimer avec un sourire. En télétravail, ce qui va sans dire, doit être dit ou écrit.
  5. Contribuer activement aux réunions à distance.
    • En posant des questions : « puis je poser une question », « je n’ai pas compris les prochaines étapes peut-on repréciser la répartition des rôles ? »
    • En veillant à exprimer son ressenti de façon calme, factuelle et respectueuse : « lorsque j’entends .. je comprends que … », reformuler par ses besoins, exprimer ses incompréhensions pour éclaircir les points et aider peut-être le groupe : « j’ai besoin de comprendre l’objectif »
    • Eviter les non-dits à distance et se préparer pour les partager en restant dans les codes de l’entreprise, constructif, poli et réfléchi. Demander du feedback à distance par rapport à des actions réalisées en commun car l’absence de feedback est une forme d’agression.
  6. Veiller à bien clôturer une réunion à distance. Une conférence téléphonique est un succès si tout le monde en ressort avec les idées claires, si on tranche sur les points essentiels et qu’un plan d’action est partagé, si chacun ressort avec l’envie de s’impliquer davantage, si chacun sait ce qu’il a à faire en sortant et pourquoi, si elle a résolu les problèmes insolubles individuellement.
  7. Enfin, si vous êtes l’organisateur, Proposez de mesurer le ROTI de la conférence téléphonique (Return On Time Invested), tout simplement en proposant à chacun de donner une note entre 1 (la réunion a été inutile) et 5 (Excellent) quant à l’utilité de la réunion. Infaillible pour éviter la réunionité à distance

En synthèse, soyons focus, interactifs et préparés pour faire avancer nos projets en cette période de confinement.

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Alexia de Bernardy

Auteur de « Moteurs d’engagement : 365 actions pour mieux travailler ensemble » (Marabout) et fondatrice de laWEbox, expérience digitale de formation des managers sur les nouvelles façons de travailler.