L’irruption des technologies digitales –smartphones, tablettes- perturbe profondément le fonctionnement de l’entreprise. Elle baisse la productivité du personnel. En cause : le mauvais usage de ces outils omniprésents qui envahissent aussi la vie privée. Certains principes d’organisation, étayés par les observations des neurosciences, peuvent y remédier.

 

Quelques chiffres pour fixer les idées. Selon une récente étude du cabinet Deloitte, un manager reçoit en moyenne 150 messages par jour. En supposant qu’ils arrivent à intervalles réguliers sur une journée de 10 heures, cela lui laisse quatre minutes pour lire un message et réfléchir un moment avant d’y répondre. Combien de temps lui restera-t-il alors pour faire son travail ? Situation extrême, me direz-vous? Certes. Le déséquilibre n’en est pas moins flagrant : la communication prend le pas sur les autres fonctions de l’entreprise, impactant de manière négative la productivité du manager. Le cabinet McKinsey estime qu’en moyenne, chaque manager passe 60% de son temps à surfer sur Internet et répondre aux messages qu’il reçoit. En France, une étude similaire d’Adobe estime ce pourcentage à 56%.

 


Conscientes du problème, de nombreuses entreprises adoptent le principe d’une journée hebdomadaire sans messagerie électronique, rassurées par le faible impact de ce choix radical démontré par une étude de l’université de Harvard. Ainsi, Dell, Pixmania et bien d’autres entreprises ont instauré la journée sans messagerie. D’autres militent en faveur d’une politique de maîtrise de l’envoi de messages électroniques en copie. Son objectif : limiter les flux dans les messageries, dont 80% proviennent de l’interne.

 

Ce déséquilibre n’est que la partie visible de l’iceberg. Les sollicitations intempestives finissent aussi par perturber la capacité de concentration des managers ainsi que l’a montré une étude conduite par Microsoft au Canada[1]. La multiplication des écrans diminue d’un bon tiers la capacité de concentration. Résultat : 37% des travailleurs canadiens tentent de rattraper le temps perdu en travaillant tard le soir et pendant le week-end. Autre effet de ce travail en mode « zapping » : la qualité du travail baisse également.

Ecran du logiciel de gestion du temps Pomodoro

Comment faire face à cet envahissement de stimuli de toutes sortes ? Un bon outil de gestion du temps peut-il apporter une solution à ce problème ? Plus ou moins. Prenons le cas du logiciel de gestion du temps Pomodoro, nom d’une variété de tomates. Très populaire outre-Atlantique, ce logiciel fonctionne autour d’une minuterie. Il définit une « tomate Pomodoro » comme un espace de 25 minutes pendant lequel le manager ferme la porte à toute sollicitation – téléphone, message électronique, SMS, collègue en mal de bavardage, etc- afin de rester concentré sur son propre travail. Plus il a de tomates en fin de journée, plus son travail aura avancé, plus il aura un sentiment de satisfaction.

Une organisation plus efficace du temps est-elle possible ? La réponse est oui si l’on fait appel à l’apport des neurosciences. Examinons quelques principes de cette nouvelle organisation.

Premier principe : la journée de travail commence la veille au soir. De nombreux tests sur les fonctions cognitives montrent en effet que le sommeil influe directement sur la productivité. Comment favoriser un bon sommeil ? En se mettant au lit avant 22 heures. Les hormones du sommeil et de l’éveil[2] sont produites simultanément dans la glande pinéale, au cœur du cerveau, entre 22H et 6H du matin. Être éveillé dans cette tranche horaire perturbe leur production, et, au bout du compte, la productivité. Il convient donc de se coucher tôt, ce qui impose d’adopter une routine du soir apaisante. En clair : pas de mobile après 19h, pas d’exercice physique non plus le soir et le moins possible de télévision. Favoriser la lecture ou la musique dans une atmosphère calme.

Second principe : faire son travail personnel avant l’heure du déjeuner. Limiter, voire supprimer toute sollicitation avant midi. Et voici pourquoi. L’analyse des radiographies de plusieurs milliers de patients atteints de la maladie d’Alzheimer au Canada a montré que le cerveau du matin était plus volumineux que le cerveau du soir. La différence est certes minime : 0,44%. Pourtant, elle est comparable à celle qui différencie le volume d’un cerveau normal de celui d’un cerveau atteint de la maladie d’Alzheimer au même moment de la journée. Les fonctions cognitives du cerveau atteint d’Alzheimer sont perturbées. Conclusion : le travail du cortex préfrontal[3] est optimal le matin : plus de créativité, plus de capacité à prendre de bonnes décisions, surtout après une bonne nuit de sommeil, etc. Pour mettre à profit cette découverte majeure, il faut filtrer au maximum les sollicitations le matin, et consacrer l’après-midi à des tâches telles que la communication : réponse aux messages électroniques, participation aux réunions, négociations, etc.

A l’aune de Pomodoro, cette organisation du temps permet de compter plus de « tomates » avant l’heure du déjeuner, moment souvent suivi d’un assoupissement peu favorable aux tâches exigeantes. Ce principe n’a pas besoin d’être appliqué de manière rigide. A la fin de chaque heure, il est possible de répondre à un ou deux massages urgents. De même, on peut finir un rapport au beau milieu de l’après-midi. Avec cette répartition des tâches et activités, la productivité et la qualité du travail sont au rendez-vous. Plus besoin de travailler tard, lorsque le cortex préfrontal est moins performant et la fatigue neuronale perceptible. Au plan personnel, l’exercice physique trouvera sa place naturelle avant les heures de bureau.

Troisième principe : ne pas sacrifier ses temps de repos. Il a l’air parfaitement anodin, et pourtant, ce principe est crucial. Il concerne aussi bien les pauses pendant la journée que le repos de fin de journée lorsque le manager quitte son bureau. Compte tenu des cycles du cerveau, il est conseillé de prendre une pause toutes les 90/120 minutes afin de faire quelques étirements ou marcher. Plus délicat, il faut quitter le bureau avant 18 heures, lorsque le cortex préfrontal est fatigué. Conduite à l’Institut Max Planck de Berlin par le Dr. K. Anders Ericsson, professeur à la Florida State University of Psychology, spécialiste du développement professionnel, une étude publiée dans Psychological Review conclut que les managers qui réussissent le mieux quittent tôt leur bureau, un constat qui va à l’encontre de toutes les croyances et pratiques en matière de temps de travail.

Ericsonn estime que cette conclusion concerne tous les secteurs d’activités. Son étude a porté sur les pratiques dans l’univers de la musique. Elle montre que les meilleurs musiciens travaillent de manière plus focalisée sur des périodes plus courtes. Les violonistes qui pratiquent ainsi pendant quatre heures le matin accomplissent plus que ceux qui pratiquent de manière classique pendant sept heures et plus. En outre, les meilleurs violonistes ne sacrifient pas leurs temps de pauses. Autre exemple : les auteurs à succès ont tendance à écrire pendant quatre heures au cours de la matinée, laissant le reste de la journée pour se reposer et récupérer. Ce mode de fonctionnement se retrouve chez tous ceux qui peuvent contrôler leurs habitudes de travail. Le secret de la réussite est donc de rester focalisé quelques heures, de préférence en matinée… alors que nombre d’entreprises poussent au travail en mode « zapping » à cause d’un usage non contrôlé des technologies digitales.

 

 

[1]
                        Etude d’Alyson Gausby “Microsoft Study Attention Span” Spring 2015.

 

[2]

                        La glande pinéale dans le cerveau produit 3 hormones entre 22H et 6H du matin si on est couché : la mélatonine qui protège les neurones de la destruction par les radicaux libres, la 6-methoxy harmalan qui est l’hormone de la veille et la valentonine qui est la véritable hormone du sommeil comme l’ont montré les travaux du docteur français Jean Bernard Fourtillan.

[3]
                        Le cortex préfrontal, situé derrière le front, gouverne toutes les fonctions cognitives comme la créativité, la capacité à décider, les croyances, etc.