Pour le CEO de Klaxoon, la crise actuelle a accéléré la mise en place de nouvelles donnes organisationnelles au sein des entreprises. Entretien. 

Forbes France :  vous avez connu un grand afflux de demandes pour vos outils dès la fin février. Comment avez-vous géré ce grand nombre de sollicitations ?


Matthieu Beucher : Depuis le lancement de notre opération solidaire, ce sont plus de 1 000 équipes par jour qui embarquent. Nous notons également une multiplication par 4 des usages de la plateforme, en France mais aussi à l’étranger. Pour faire face à cela, toutes les équipes de Klaxoon sont sur le pont depuis le début pour accompagner les clients et faire en sorte qu’on puisse répondre à toutes les sollicitations quelles que soient les circonstances.

Vous avez également mis en place une offre solidaire dès le 10 mars. En quoi consiste-t-elle ?

Pour répondre à la très forte demande d’équipes ayant besoin de télé-travailler immédiatement que nous recevions déjà fin février (90% de demandes en plus), nous avons lancé le 10 mars un programme gratuit d’aide à la mise en place du travail à distance sous la forme de 3 mois d’essai gratuit et un accompagnement dédié gratuit lui aussi. Nous avons rapidement mis en place cette initiative solidaire pour aider les entreprises à traverser cette crise sans aucune contrainte de budget. Nous avons mobilisé une équipe entière à temps plein, plus de 70 personnes, pour accompagner les utilisateurs, les former et les assister à distance.

De nouvelles études évoquent le désir des équipes de travailler de plus en plus à distance. En France, cela va très certainement faire évoluer les mentalités et donner un coup de fouet à la culture du présentéisme. – Matthieu Beucher

Selon vous, le télétravail a-t-il rebattu les cartes de nos modes de travail en entreprise ?

Il est certain qu’il y aura un avant et un après coronavirus. Du jour au lendemain, des millions d’entreprises, de salariés ont dû mettre en place le travail à distance, pour celles dont l’activité le permet. Les équipes ont su faire preuve d’agilité, ont su s’adapter et se transformer rapidement. Cela va leur donner confiance en l’avenir sur leur capacité à se transformer durablement. Je doute qu’une nouvelle norme s’installe, disons que la tendance de fond que nous observons depuis 3 ans chez nos clients va se confirmer et s’accélérer. Une étude que nous avions menée en 2019 aux États-Unis révélait déjà que 21% des employés travaillent plus de 60% de leur temps à distance.

De nouvelles études évoquent le désir des équipes de travailler de plus en plus à distance. En France, cela va très certainement faire évoluer les mentalités et donner un coup de fouet à la culture du présentéisme. Aux ÉtatsUnis par exemple, des entreprises ont déjà annoncé qu’elles dénonceraient leurs baux. Par ailleurs une étude réalisée fin mars par Gartner auprès de 300 directeurs financiers indique que la moitié d’entre eux envisagent de laisser au moins 10% de leurs salariés en télétravail après l’épidémie. Les prochains mois confirmeront ou non cette tendance, nous resterons évidemment attentifs à cela.

Peut-on dire que la crise du Covid a favorisé l’accélération des transformations d’organisation des entreprises, en partie dans leur usage d’une plus grande diversité d’outils numériques ?

Le marché fait état d’un gain de 3 à 7 ans dans la transformation numérique des entreprises. Si je prends l’exemple de nos clients, les équipes se transforment à grande vitesse, adoptent de nouveaux outils dont les nôtres. Elles remettent en cause des dogmes établis depuis longtemps. L’usage d’une plus grande diversité d’outils numérique est réel car la séquence que les équipes vivent aujourd’hui nécessite plus que jamais de relever des défis et notamment celui de la synchronisation. Pour autant, utiliser une multitude d’outils, s’ils ne sont pas pertinents et véritablement efficaces, ne va pas améliorer le fonctionnement d’une équipe. Les partenariats que nous avons développés avec Microsoft et Dropbox partent notamment de ce constat partagé quant à l’évolution des solutions collaboratives en entreprise : si celles-ci se doivent d’être simples, efficaces et accessibles à tout moment, elles gagnent aussi à savoir s’interopérer pour permettre à leurs utilisateurs de mieux tirer parti de leurs innovations.

Est-ce que cette transformation à marche forcée n’a pas mis des entreprises sur la touche ? Notamment celles qui n’auraient pas ou peu les moyens de suivre…

Le match ne fait que commencer, alors parler d’entreprises qui seraient sur la touche est peut-être un peu prématuré. Nous rentrons dans une période où il va falloir s’adapter en permanence. Les entreprises les plus matures ont eu plus de facilité à s’organiser face à la situation. En revanche, pour celles qui étaient les moins matures, il n’est pas trop tard, au contraire. Chez Klaxoon nous avons aidé de nombreuses entreprises, de tout profils, des consultants indépendants, des TPE, des PME, des sportifs ou encore des acteurs de l’éducation à faire en sorte qu’elles rattrapent leur retard.

Finalement tout le monde en est à peu près au même point. L’avance technologique de certains n’est pas forcément une sécurité. L’écart de maturité peut se réduire très vite dans un environnement qui se transforme à grande vitesse. On ne parle plus de long terme, désormais il va falloir se transformer toutes les semaines et ainsi mettre en place des méthodes de travail complètement différentes, quel que soit le niveau de maturité digitale qui avait été atteint. Aujourd’hui il y a un effort incroyable de l’ensemble des entreprises pour rattraper leur retard. Et c’est impressionnant de voir tout ce qui a été fait en 2 mois. Aujourd’hui le vrai sujet, c’est de durer, de mettre en place les bonnes méthodes et les bons outils pour continuer à se transformer.

Pour faire des réunions à distance, la visioconférence est un exercice plus difficile qu’il n’y paraît. – Matthieu Beucher

Le télétravail pourtant semble exacerber les limites de certains modes de travaux comme les réunions…

La forme même des réunions, leurs pratiques sont en train de complètement évoluer. Pour faire des réunions à distance, la visioconférence est un exercice plus difficile qu’il n’y paraît, qui affiche ses limites, avec la difficulté de s’écouter ou encore les problèmes de bande passante. Se voir et se parler est un réflexe naturel, cependant ce n’est pas suffisant. La séquence que nous vivons oblige donc à repenser complètement l’exercice de la réunion. Avec la crise du Covid-19, les équipes ont gagné en maturité à grande vitesse et font le constat qu’on peut se synchroniser plus efficacement avec des outils de management visuels qui ne nécessitent pas forcément de se voir ni de se parler, qui permettent à tous de s’exprimer et de travailler en équipe plus efficacement, même à distance, de manière synchrone ou asynchrone.

Le télétravail ne se résume donc pas à mettre en place des outils de messagerie et de visio ?

Pour être efficace il ne s’agit pas d’accumuler les outils, il faut trouver le bon équilibre. Le télétravail se résume surtout à la mise en place de rituels d’équipes et à de nouvelles manières d’interagir sans être au même endroit. Être à distance induit d’instaurer des moments de synchronisation qui correspondent à l’équipe et d’avoir les bons outils pour travailler ensemble et pour s’interpeller comme on pourrait le faire au milieu de l’open space. La synchronisation des équipes, surtout à distance, est la clé de la réussite de tout chef-d’œuvre collectif. Cela permet à un groupe d’avoir une direction commune et de prendre des décisions de manière efficace en favorisant l’intelligence collective.

 

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