Chaque e-mail que vous envoyez représente un capital précieux puisqu’il en dit long sur votre personnalité. Le temps est une ressource précieuse, et si votre message n’est pas clair ou s’il est incomplet, vous ferez perdre celui de votre interlocuteur. En quelques e-mails, vous pouvez rompre définitivement le lien avec votre interlocuteur ou au contraire susciter son envie de poursuivre vos échanges. 

Pour s’assurer que votre lecteur répondra à votre e-mail ou agira dans votre sens, soyez consciencieux et précis. Chaque message représente l’opportunité de s’affirmer et se rapprocher de votre objectif. Faites en sorte que chaque point de contact compte. Passez en revue la liste suivante, des neuf points importants, avant d’envoyer votre e-mail.

  1. Renseignez-vous sur la situation de votre destinataire

Avez-vous appris que votre interlocuteur a récemment gagné un prix ou l’avez-vous entendu faire un discours lors d’une conférence ? Félicitez-le succinctement ou montrez-lui votre gratitude pour son travail.

Il est important que votre e-mail soit ciblé sur votre objectif, sans pour autant manquer l’opportunité de féliciter le destinataire. L’éloge est toujours apprécié et c’est un bon moyen de mettre le destinataire dans un bon état d’esprit pour la suite de sa lecture.

  1. Partagez des informations à votre sujet

Saisissez l’opportunité de partager votre évolution. Avez-vous récemment obtenu un nouvel emploi ou écrit un article qui pourrait intéresser votre destinataire ? Partagez ces informations. Plus les gens vous connaissent, plus votre nom leur viendra à esprit lorsque de belles opportunités se présenteront à eux. 

  1. Tenez-vous informé de l’actualité

Si c’est la période des fêtes par exemple, profitez-en pour lui souhaiter « Joyeuses fêtes ». Si vous entendez parler d’un incident qui a eu lieu dans la région de votre interlocuteur, partagez-lui votre soutien. Ces gestes simples sont pourtant symboliques et peuvent créer un lien émotionnel entre vous et vous rapprocher malgré la distance géographique.

  1. Respectez la règle des 5 W

Ne laissez pas le destinataire deviner. Répondez aux 5 W, en français “qui, quoi, quand, où et pourquoi ?”  Qu’importe l’événement ou la situation, introduisez le contexte afin que le destinataire comprenne parfaitement votre message. Des informations suffisantes favorisent une meilleure implication et réduisent les va-et-vient éventuels, qui sont souvent un casse-tête pour les gens très occupés.

  1. Ne commencez pas par « Je »

Jonathan Tisch, PDG des Hôtels Loews, conseille de ne jamais commencer vos phrases par « Je ». Cela vous aide à « construire votre argument dans le contexte d’une autre personne » et non vous situer vous-même. Lorsque vous commencez par « Je », cela suppose que vous êtes « plus important que la personne avec qui vous communiquez », déclare Jonathan Tisch. Bien que cela semble paradoxal, montrer que vous pensez à lui et non à vous-même, rendra le destinataire plus enclin à vous écouter et à vous soutenir.

  1. Inclure une pièce jointe

Si vous souhaitez partager un document par e-mail, vérifiez qu’il est correctement joint. Cela ne vous prendra qu’une seconde et vous évitera de l’envoyer dans un nouvel e-mail. Plus vous envoyez d’e-mails, moins de temps votre interlocuteur consacrera à les lire.

  1. Remettez en question l’exactitude de vos propos

Ne tenez pas de propos inexacts. N’exagérez pas. Assurez-vous que ce que vous dites est un reflet fidèle la situation. Ne courez pas le risque de voir votre interlocuteur perdre confiance en vous.

  1. Vérifiez le ton

L’un des plus grands dangers d’une communication par e-mail, c’est que votre destinataire ne comprenne pas votre intention. Rien ne vaut la communication en personne. Pour éviter que l’intention soit perdue à la rédaction, vérifiez le choix de vos mots afin que le ton soit adapté au message que vous souhaitez délivrer.

Utilisez-vous trop le mot « vous » à tel point que l’interlocuteur a l’impression que vous lui donnez des ordres ? Votre e-mail est-il trop court et donne un ton sec à vos propos ? Profitez-en pour minimiser la possibilité que vos mots soient mal interprétés. Maintenez la confiance du destinataire en vous.

  1. Correcteur d’orthographe

Vous êtes humain. Vous faites des fautes de frappe. Certains destinataires voient les fautes de frappe, d’autres non. Quoi qu’il en soit, les fautes d’orthographe suggèrent une négligence de votre part et vous dévalorise auprès de votre interlocuteur. Cela révèle la quantité de temps et d’efforts que vous avez consacrée à votre rédaction. Activez la correction orthographique et la relecture pour prouver au destinataire que votre attention se porte sur lui. Surtout, n’incluez pas l’expression « Veuillez m’excuser pour les fautes de frappe » car cela signale au destinataire que vous êtes « trop occupé » pour prendre le temps d’écrire correctement.

Vos e-mails reflètent votre personnalité. Chaque e-mail représente une occasion pour le destinataire, de décider si l’expéditeur est une ressource précieuse et si à son tour, il mérite son temps. Si vous désirez être digne du temps que votre interlocuteur vous accorde et susciter chez lui une envie de poursuivre vos échanges, suivez ce guide afin de toujours rédiger des e-mails efficaces.

Maintenant, quels sont vos conseils pour écrire un e-mail efficace ? Partagez avec Avery Blank, vos pensées et vos histoires dans la rubrique commentaires via Twitter ou Linkedin

<<< À lire également : Gmail : La Nouvelle Fonctionnalité « Smart Compose » Peut Rédiger Les Courriels À Votre Place >>>