Réseaux sociaux d’entreprise, agendas partagés ou logiciels de planification des tâches… Voici sept outils pour optimiser votre productivité et travailler en « focus projet ».
Entrepreneurs en solo, startupers, PME et équipes agiles au sein de grands comptes : tous les types de porteurs de projets peuvent désormais insuffler l’agilité de la culture start-up dans leur entreprise. Plusieurs outils faciles d’utilisation, créés sur le principe d’une UX (expérience-utilisateur) épurée et intuitive, sont disponibles sur le marché. Ils sont pour la plupart disponibles en version freemium, avec fonctionnalités limitées et sans engagement. En voici sept parmi les plus réputés et les plus utiles.
Trello : le tableau pense-bête
Trello est un répartiteur de tâches virtuel. Vous pouvez vous servir de Trello comme d’un outil de veille, de gestion de travail ou comme d’un carnet de post-it dématérialisé. L’utilisateur peut affilier les tâches à certains comptes en y associant une deadline. L’outil est extrêmement simple à prendre en main. Il a la capacité d’être interconnecté avec une quarantaine de services (Slack, Asana, Wrike…). La plupart de ces fonctionnalités sont gratuites pour un usage basique.
La version payante Business Class démarre à 9,99 dollars par mois et par utilisateur. Elle permet d’avoir accès à un gestionnaire des tâches plus performant, à une sécurisation des données partagées plus fine, à une assistance en cas de dysfonctionnement et à des options de personnalisation plus poussées.
Wrike : la plate-forme tout-en-un
Wrike est un outil puissant et très complet. Il intègre un outil de gestion de tâches, un outil de conversation en temps réel et permet le travail en équipe. Compatible avec Google Drive, Box et Dropbox, il sert notamment à partager des documents. Grâce à des outils de visualisation intégrés, Wrike rend compte des tâches en cours via un calendrier dynamique.
Le logiciel en format Saas est disponible en version mobile sous iOS et Android. Gros point fort : Wrike fait partie des rares outils disponibles en français. Il est gratuit jusqu’à 5 utilisateurs. Au-delà, les tarifs sont compris entre 9.80 dollars et 34.60 dollars par mois et par utilisateur. La capacité de stockage débute à 2 Go en version freemium et monte jusqu’à 100 Go pour la version professionnelle. Wrike est compatible avec la suite Office 365 et Google.
Asana : le gestionnaire agile
Conçue par l’un des co-fondateurs de Facebook et un ingénieur, Asana est une plateforme tout-en-un. D’un côté, on ajoute les projets en cours, de l’autre on liste le séquencier des tâches affiliées à la personne référente, avec une date de livraison. Toutes ces informations sont automatiquement classées dans le calendrier. Chaque projet peut être annoté et commenté, et des conversations d’équipe sont possibles.
Asana est disponible gratuitement sur navigateur web, mobile et tablette jusqu’à 15 utilisateurs. La version médiane Premium coûte 9.99 dollars par mois et par utilisateur tandis que la version entreprise justifie un devis sur-mesure.
Microsoft Teams : le poste de pilotage
Microsoft Teams vient tout juste d’émerger dans l’écosystème Office 365. Ouvert à ses abonnés, ce logiciel de travail en collaboration découle d’une volonté de Microsoft de maîtriser l’intégralité de la chaîne de valeur dans l’accompagnement de ses clients. L’application est un outil conversationnel en flux continu d’une part et un module de partage de documents et un répartiteur de tâches d’autre part. Il est accessible sur navigateur, mobile et tablette. De petites options amusantes ont été ajoutées pour égayer le workflow, tels que la personnalisation de stickers ou le partage de gifs animés pour égayer les conversations.
Disponible aux abonnés dans la formule Business Essential, à partir de 4.20 euros HT par utilisateur et par mois et dans la formule Business Premium à 10.50 euros HT par utilisateur et par mois, Teams y est intégré sans surcoût.
Kiwili : le centre de pilotage
Kiwili est un logiciel de gestion comptable d’origine canadienne. Plus qu’un outil de gestion, c’est également un outil de facturation et de pilotage des projets à distance. Il permet de suivre le temps passé par chaque membre de l’équipe sur un projet, la gestion des tâches, l’envoi de devis, la prise en compte de la facturation, le tout en gardant un œil sur les dépenses. Kiwili est particulièrement intéressant dans le pilotage des équipes commerciales par le manager, qui peut obtenir un aperçu du taux de conversion des prospects en leads.
Kiwili est accessible gratuitement en version découverte. Payant, il donne accès à un stockage des informations d’1 Go à 20 Go selon la formule. Il oscille entre 9.95 dollars par mois et 49.95 dollars par mois pour la version entreprise.
Github : rien que pour les développeurs
Github est une interface de partage privilégiée par les développeurs de l’écosystème open-source. L’idée qui a présidé à sa création est de partager des projets en code qui peuvent ensuite être réutilisés ou commentés par la communauté en vue d’être améliorés.
Le logiciel n’est proposé en version gratuite que pour les étudiants. Il démarre en starter pack à 7 dollars par mois et est à 21 dollars par mois et par utilisateur en version entreprise.
LeanKit : le kanban virtuel
LeanKit est un outil d’optimisation des processus de travail. Il permet, à l’instar de Trello, de visualiser et de classer les tâches en cours dans un calendrier dynamique. C’est un kanban virtuel qui permet de segmenter les tâches en fonction de leur niveau d’avancée. Le logiciel fournit d’ailleurs des données chiffrées à propos de l’avancement des projets.
LeanKit est basé sur la reproduction des modèles de lean management. Il est fourni en version payante exclusivement à partir de 19 dollars par utilisateur et par mois, et jusqu’à 49 dollars par utilisateur et par mois avec un cloud privé dédié aux entreprises.
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