Nous avons tous nos propres outils et astuce de productivité préférés qui nous aident à organiser nos listes de tâches, attribuer des projets et gérer les livrables. Aujourd’hui, il y a beaucoup d’applications de gestion de projet et productivité destinés aux entrepreneurs. 10 entrepreneurs ont donc voulu partager les outils de productivité qu’ils utilisent pour rester au top de tout. 

 


1- Monday.com : rationalisez les canaux de communication 

Aalap Shah, fondateur de 108, une agence numérique axée sur les communications électroniques basée à Chicago, aime Monday.com pour la gestion de projet. 

“Mon entreprise compte des clients, des fournisseurs, des sous-traitants indépendants et des employés à plein temps qui essaient tous de communiquer, et l’application a rationalisé nos outils de gestion des fichiers et des e-mails en tableau de bord centralisé, ce qui nous permet de jeter un coup d’oeil sur un projet, et de savoir où il en est”, dit-il. “J’adore les fonctionnalités dont il dispose, que ce soit la facturation, d’autres outils de communication, Google Drive, ainsi que la formation et documentation complètes dont il dispose pour qu’un novice puisse utiliser cet outil et l’exploiter à son plein potentiel.” 

Shah recommande de regarder les vidéos de formation sur le site et de lire quelques études de cas. ” Ce qui est bien avec cet outil, c’est qu’il est flexible pour presque toutes les entreprises, puis au sein de votre entreprise vous pouvez configurer des tableaux pour toutes sortes d’activités et de tactiques”, dit-il. “La meilleure chose est de prendre l’habitude quotidienne de l’utiliser, je charge toutes les tâches juste après une réunion, par exemple, afin qu’elles restent fraîches et soient affectées à la bonne équipe pour s’exécuter.”

 

2- Focus To-Do : décomposer les tâches en morceaux 

Pour gérer le temps et les tâches, Brandon Ackroyd, fondateur de Tiger Mobiles, basé au Royaume-Uni, recommande Focus To-Do. 

“Je l’utilise principalement pour la fonction Pomodoro”, dit-il. ” L’application dispose d’une minuterie pour décomposer le travail en intervalles. Je la fixe à 25 minutes et je coche les tâches lorsqu’elles sont terminées. Après toutes les 25 minutes, je prends une pause de cinq minutes. Après quatre de ces cycles, je fais une pause de 15 minutes.”

 

3- Trello: organisation à code couleur 

Chloe Brittain, propriétaire de Opal Transcription, basé au Canada, utilise Trello, une application qui organise de nouveaux projets, d’une liste de tâches à long terme à un calendrier éditorial en passant par une campagne de référencement. Elle l’utilise également pour des choses simples comme le suivi des articles qu’elle souhaite lire plus tard. 

“Je préfère Trello à d’autres outils d’organisation car il est polyvalent mais aussi simple”, explique-t-elle. “Je peux facilement réorganiser les éléments sur un tableau ou une carte, coder les choses par couleur, ajouter des listes de contrôles et des délais, et même avec toutes ces couches de complexité, il est facile de comprendre visuellement où j’en suis et ce qui reste à faire.”

Brittain dit que si vous avez besoin de fonctionnalités au-delà des projets de base, vous pouvez utiliser des extensions (appelés Power-Ups) pour vous aider à personnaliser l’outil en fonction de vos besoins; “Par exemple, vous pouvez ajouter des champs personnalisés à vos cartes ou intégrer vos tableaux Trello à Dropbox”, dit-elle. 

 

4- Teamwork : suivre les jalons et les dates d’échéance. 

Shane Griffiths, partenaire de Clarity Online, une agence de marketing SEO à Seattle, aime utiliser Teamwork pour rester organisé. 

Il dit : “Cela nous permet de rester organisés avec un travail récurrent, des dates d’échéance et des étapes importantes. Pour les grands projets comme la révision du site Web, nous pouvons ajouter le client à notre projet afin qu’il puisse toujours voir l’état et obtenir des mises à jour. Nous pouvons même leur assigner des tâches telles que l’examen des maquettes de conception ou la livraison de copies”, a déclaré Griffiths. 

L’astuce préférée de Griffith pour le travail d’équipe est d’utiliser des tâches récurrentes. “Cela peut vous faire économiser beaucoup de temps lors de la gestion d’un projet ou simplement de l’organisation de votre semaine”, explique-t-il. “C’est une plateforme très utilse qui peut être utilisée à la fois en interne et en externe pour organiser l’entreprise.”

 

5- Google Tasks : attribuez des actions à partir de votre calendrier 

Taiisha Bradley, publiciste et fondatrice de Modernoire, utilise Google Tasks pour l’aider à améliorer sa productivité. 

“Il est si facile d’énumérer mes tâches directement sur mon écran de messagerie lorsque je lis mes courriels. mes tâches ajoute même des dates et des heures à mon calendrier Gmail, je n’ai donc pas à effectuer d’autre action pour mettre à jour mon calendrier ou pour créer une date limite. La possibilité d’ajouter des sous-tâches principales est encore plus utile lorsqu’une tâche comprend plusieurs parties.”, dit-elle. 

 

6- MeisterTask : gestion simple des tâches 

Jose Gomez, co-fondateur l’agence numérique Evinex, en Californie, utilise des outils de productivité comme MeisterTask pour gérer et organiser ses tâches quotidiennes, ainsi que pour voir où les autres membres de l’équipe sont sur un projet. 

Gomez aime pouvoir attribuer à chaque projet son propre tableau qui permet aux chefs de projet de suivre l’avancement d’un projet en temps réel. Il dit “Ma recommandation personnelle pour MeisterTask est d’avoir des projets séparés et de définir des alertes pour les changements de tâches.” 

 

7- Evernote : grand multitâche 

Shuman Roy, écrivain indépendant et propriétaire d’une franchise, School of Rock, à New York, se retrouve souvent à passer d’une tâche à l’autre, opérant sur trois fréquences différentes, comme le font de nombreux entrepreneurs. Il trouve qu’Evernote l’aide à faire bien plus que prendre des notes, comme il a été conçu pour le faire. Il dit : “Evernote peut capturer des photos, des vidéos et des audios. Excellentes fonctionnalités pour documenter les plans de leçon, les idées de chansons ou la notation technique des documents. L’application vous permet également de suivre les liens internes et externes. “

 

8- Zapier : automatisation plus facile des tâches 

Samantha Odo est chef de l’exploitation de Precondo, à Toronto. Elle aime Zapier car il crée un site Web de toutes les applications qu’elle utilise pour stocker des informations et les connecte via des processus automatisés. Odo explique : “Par exemple, si vous avez l’intention d’enregistrer un fichier dans Google Drive, vous pouvez créer un zap et le télécharger sur Zapier, puis le document sera automatiquement enregistré dans Drive.”

 

9- Calendly : planification des réunions simplifiées

Alexis Haselberger, entraîneur en productivité, en gestion du temps et en leadership, détestait le gaspillage de temps à essayer de planifier les heures et les dates des réunions. Elle a ensuite découvert Calendly, un logiciel de planification de réunions. Elle dit : “Calendly est peu coûteux et permet plusieurs types de  planification des réunions afin que vous puissiez gérer au mieux votre temps, elle prend en compte vos différents déplacements, vos appels ou vos réunions en internes.”

 

10- Expensify : gardez une trace des reçus 

Expensify est une application mobile qui facilite la numérisation et le suivi des reçus. En tant que propriétaire d’une petite entreprise, c’est une bouée de sauvetage pour Connie Heintz, fondatrice de DIYoffer à Toronto. 

Heints dit : “J’avais l’habitude de mettre mes reçus dans ma poche et de les classer à la fin de la journée, mais je me suis retrouvé à les perdre et à les mettre au lavage. Avec cette application, tout ce que vous avez à faire est de photographier le reçu avec votre téléphone et il est téléchargé directement sur une feuille de calcul.”

Elle aime pouvoir partager sa feuille de calcul à la fin de chaque trimestre directement avec son comptable. 

 

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