E-achats et stratégie de sourcing : ce qui a changé

Le pilotage des achats redevient une préoccupation clé avec le retour de l’inflation et les risques de pénurie. Comment remettre les fournisseurs en concurrence ? Faut-il tout dématérialiser, à commencer par les appels d’offres ? Comment mieux suivre les contrats ?

 

      La crise du Covid avec ses épisodes de confinement a contraint les entrepris es fournissant des produits ou des services non numériques à basculer vers des process en ligne, pilotés à distance. Puis, est survenue une période économique incertaine avec reprise de l’inflation, hausse vertigineuse du prix de l’énergie. La gestion des achats et des approvisionnements doit donc encore s’adapter.

      Les priorités demeurent : faciliter et optimiser le processus des achats et protéger la pérennité des approvisionnements face aux risques de pénurie, hausses drastiques des prix, voire défaillance du fournisseur.

      Les solutions d’e-sourcing continuent de bénéficier d’innovations intéressantes, notamment dans des procédures facilitant l’identification et la sélection des fournisseurs. Il faut pouvoir faire son choix dans des catalogues en ligne, sur un portail idéalement, qui affichent la disponibilité immédiate ou le délai de livraison. Puis enclencher la validation des commandes, lancer l’édition de la facture et, le cas échéant, le télépaiement ou la validation de la dépense en interne, en rapport avec un budget et à des seuils de dépense, ponctuels et cumulés.

      L’affaire est sérieuse car les achats peuvent représenter la moitié, voire les deux tiers du chiffre d’aff aires dans certaines organisations (selon les secteurs d’activité). Au préalable, il convient de défi nir ou redéfinir une stratégie des achats avec des objectifs à court et long termes et des règles de fonctionnement.

 

 Un annuaire des fournisseurs

      S’il n’existe pas, il faut créer un annuaire des fournisseurs, qui soit enrichissable et modifiable en mode collaboratif (workflow) avec les validations nécessaires. Il est souvent recommandé que certains achats puissent être externalisés, typiquement pour les achats dits spots (peu récurrents). Beaucoup n’hésitent plus à les externaliser, car ce sont des tâches administratives que l’on peut confier à des spécialistes (activités BPO, business process outsourcing).

     Plus l’organisation est large, plus il faut éviter une trop grande dispersion des sources d’approvisionnement, car cela génère souvent des coûts cachés. On se préoccupera également de mettre en place des e-catalogues dits punch-out, c’est-à-dire proposant des tarifs déjà négociés. Recueillir des informations vérifiées sur les fournisseurs, et les mettre à jour, reste un point important. La relation avec eux doit donc être organisée, régulièrement rafraîchie et, autant que possible, collaborative à partir d’un portail bien « monitoré ».

      Cette organisation de l’e-sourcing, en amont de l’approvisionnement, a toujours pour but d’identifier les fournisseurs les plus pertinents, ceux qui détiennent le meilleur rapport qualité/ prix et tiennent les délais annoncés.

      Les nouvelles applications d’e-sourcing, de plus en plus automatisées et facilement paramétrables, orientent vers la dématérialisation totale ou presque. C’est la clé d’une simplification et d’une accélération des procédures d’achats. Une des tendances récentes est de mieux organiser, et plus rapidement, les sessions d’enchères, ce qui tend à accélérer les processus de négociations.

      Ces applications d’e-sourcing recouvrent également la mise en concurrence et l’évaluation des fournisseurs jusqu’à la gestion des appels d’offres, les négociations finales et la signature des contrats, ainsi que la gestion de leur renouvellement. Il est également recommandé de mettre en place un référentiel de données pour simplifier les analyses. Outre l’intégration avec les applications centrales de l’entreprise (ERP), il faut veiller à mettre en œuvre des indicateurs et des outils d’audit, statistiques et qualitatifs, récapitulant l’historique des transactions, avec édition de rapports. Ici, les « pros » font couramment référence à la matrice de Kraljic. Cet outil tend à s’imposer dans les grands services d’achat. Il permet une analyse fine du portefeuille d’achats, en faisant ressortir les « familles d’achat » (en ordonnée) et le « marché fournisseurs » (en abscisse) sur la base de critères tels que la facilité d’approvisionnement, la concurrence, les risques… Ces matrices ont un avantage : elles sont éclairantes sur des spécificités particulières : technologie, savoir-faire, impact direct sur l’activité, marché très concurrentiel ou non.

 

Jusqu’à une place de marché privée

      De tels processus d’e-achats, lorsqu’ils sont suffisamment aboutis, peuvent conduire à mettre en place une véritable « place de marché privée ». On y intègre, entre autres, des autorisations différenciées et on y consolide toutes les dépenses, généralement sur une plateforme unique (dans le cloud, le plus souvent). Les équipes d’acheteurs gagnent en visibilité et se motivent plus encore pour négocier au mieux.

      Tous les processus de commandes, de facturation et de paiement ou validation de dépense sont numérisés et, autant que possible, inscrits dans des process automatisés. Des notifications et des rappels automatiques sont envoyés aux acheteurs, aux clients internes comme aux fournisseurs.

      En aval, toute la chaîne d’approvisionnement est également dématérialisée, jusqu’aux confirmations envoyées par les offreurs.

      Les budgets disponibles sont communiqués en temps réel et le suivi des dépenses est édité sur des tableaux de bord personnalisables.

     « L’exécution des processus doit être opérée de bout en bout : depuis l’expression du besoin jusqu’à l’exécution financière et opérationnelle. Il faut donc veiller à une bonne articulation des diférents modules d’e-achats », insiste un spécialiste de Sourcing Force.

Des modules « à la carte »

      Pour améliorer les process existants ou refondre son organisation vers plus de digital, une approche « à la carte », par modules est recommandée : « Cela permet de réaliser des projets plus interactifs et plus itératifs jusqu’à l’analyse de la dépense évolutive, fexible et sécurisée. » La visibilité sur les dépenses, rangées par catégories (dont celles hors contrat), devient plus pertinente. La procédure d’appel d’offres peut être un de ces modules. Cela nécessite un interfaçage avec des données puisées dans des répertoires, des contrats et des dossiers de demandes, etc. Toute saisie manuelle disparaît. Et là encore, une application automatisée de ce type propose, en principe, des rapports et des analyses en fin de traitement.

     Enfin, la difficulté avec des appels d’offres élargis grâce à internet réside dans la multiplication du nombre de fournisseurs. D’une dizaine, on risque de passer à une centaine. Ce phénomène quasi mécanique impose donc une organisation collaborative, rigoureuse et fluide.

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